Het geheim van de perfecte moderne werkplek.

We werken steeds vaker hybride. Niet alleen op kantoor, maar ook thuis, onderweg of zelfs in het buitenland. Om dat goed te kunnen doen, hebben we een werkplek nodig die meebeweegt. Dat noemen we een moderne werkplek. Maar wat is het precies? En wat heb je nodig om die zo goed mogelijk in te richten? We zochten het voor je uit.

Wat is een moderne werkplek?

Een moderne werkplek, of in het Engels modern workspace of modern workplace, is meer dan alleen een bureau met een computer. Het is een combinatie van digitale tools, een goede werkplek, slimme beveiliging en goeie governance. Alles is erop gericht om je medewerkers flexibel, veilig en fijn te laten werken. Op kantoor en daarbuiten.

Bij een moderne werkplek staat de gebruiker centraal. Je medewerkers moeten makkelijk bij hun bestanden kunnen, met elkaar kunnen samenwerken en zelf kunnen kiezen waar en wanneer ze werken. Ook willen ze online vergaderen, samen aan documenten werken in de cloud en snel in contact kunnen komen via chat of video.

Wanneer is een moderne werkplek waardevol?

Een moderne werkplek is voor bijna elk bedrijf waardevol. Zeker als je medewerkers op verschillende plekken werken of als je hybride werken wil invoeren. Is je IT-omgeving niet meer van deze tijd? Of kost het veel tijd om systemen te updaten? Ook dan is het slim om naar een modernere oplossing te kijken. En de moderne werkplek is handig als je productiever wil werken, meer overzicht zoekt of makkelijker en sneller wil communiceren binnen je team.

Zo richt je een moderne werkplek in.

Een moderne werkplek bestaat uit 2 belangrijke onderdelen: digitale tools en fysieke inrichting. Voor elk onderdeel leggen we uit wat je nodig hebt.

Digitale tools.

Met deze belangrijke online tools richt je de perfecte moderne werkplek in:

• Microsoft 365 of Google Workspace: hiermee kan je e-mailen, documenten delen, samenwerken in de cloud en online vergaderen.
• Teams, Zoom of Slack: voor snel communiceren en overleggen.
• VPN of cloudopslag: zodat je veilig en overal kan werken.
• Device management software: hiermee kan je laptops, telefoons en tablets op afstand beheren.

Veel bedrijven kiezen voor een alles-in-1 oplossing, zoals Microsoft 365. Hiermee kunnen je medewerkers overal inloggen, documenten delen en samenwerken. Gewoon alsof ze op kantoor zitten.

Fysieke inrichting.

Ook de fysieke werkplek is belangrijk. Dit geldt op kantoor en thuis. Hiervoor kan je meubels, hardware en accessoires kopen. Een paar voorbeelden:

• Een ergonomische kantoormeubelen: voor een goede werkhouding.
• Een 2e scherm of docking station: om productiever te werken.
• Goede verlichting en een rustige omgeving: zodat je medewerkers zich goed kunnen concentreren.
• Een muis en toetsenbord zonder draad: om flexibel te werken.
• Een plant: die vermindert stress op je werk en vergroot het gevoel van business happiness.

Thuiswerken wordt fijner en gezonder met een goede werkplek. Daarom kiezen veel bedrijven ervoor om thuiswerkplekken voor een deel of helemaal te vergoeden. Kan ook voor jouw bedrijf een slim idee zijn.

De voordelen van een moderne werkplek.

Heb je je moderne werkplek ingericht, dan kan het verschillende voordelen hebben voor je bedrijf:

• Meer flexibiliteit: medewerkers kunnen werken waar en wanneer ze willen.
• Betere samenwerking: via online tools werk je makkelijk samen, ook op afstand.
• Hogere productiviteit: je bent minder tijd kwijt aan het zoeken naar bestanden of trage systemen.
• Sneller inwerken van nieuwe collega’s: alles is digitaal geregeld.
• Hogere medewerkerstevredenheid: veel medewerkers vinden het fijn dat ze zelf kunnen kiezen waar ze werken.

Beveiliging: essentieel onderdeel van de moderne werkplek.

Omdat je bij een moderne werkplek veel online werkt, is goede beveiliging essentieel. Want je wil niet dat belangrijke gegevens voor iedereen toegankelijk zijn. Beveiliging is geen extra, maar een vast onderdeel van de moderne werkplek. Alleen dan kan je veilig online werken. Denk bijvoorbeeld aan:

• 2-factor-authenticatie (2FA): waarbij je inlogt met een extra code.
• Versleuteling van bestanden: zodat alleen jij en je collega’s ze kunnen openen.
• Automatische back-ups: waardoor er geen bestanden en data verloren gaan.
• Updates op afstand: zo blijven apparaten veilig, ook thuis.

Governence: overzicht, rust en duidelijkheid.

Digitale tools zoals Microsoft Teams of SharePoint zijn essentieel om goed te kunnen samenwerken, zeker in grote organisaties. Maar alleen goede software is niet genoeg. Als iedereen de tools op een eigen manier gebruikt, kan het rommelig worden. Denk aan meerdere Teams kanalen die niemand meer gebruikt, SharePoint sites waar je bestanden niet meer kan terugvinden, of documenten die op verschillende plekken staan opgeslagen. 

Daarom is het belangrijk om goede afspraken te maken over het gebruik van tools. Dit noemen we governance. Het betekent: zorgen voor structuur en regels. Wie mag bijvoorbeeld een nieuw Team aanmaken? Hoelang blijft informatie bewaard? En wie is verantwoordelijk voor het beheer? Met governance zorg je ervoor dat iedereen op dezelfde manier werkt, en dat digitale systemen goed op elkaar aansluiten. 

Goede governance helpt ook om informatie veilig te houden en makkelijker terug te vinden. Medewerkers weten waar ze moeten zijn, wat de juiste manier van werken is, en hoe moeten omgaan met gevoelige gegevens. Zo werk je niet alleen efficiënter, maar voldoe je ook beter aan regels en wetten. Technologie is dus belangrijk, maar zonder goede afspraken werkt het niet. Governance zorgt voor overzicht, rust en duidelijkheid op de moderne werkplek. Dit maakt het verschil tussen een digitale chaos en een goed georganiseerde werkomgeving. 

Aan de slag voor je bedrijf.

Een moderne werkplek is veel meer dan een hip kantoor. Het gaat om slimme software, goede hardware en veilige verbindingen. Hiermee maak je werken makkelijker, sneller en leuker. En dat is goed voor je bedrijf en je mensen. Of je nu een klein team of groot bedrijf hebt.

Wil je aan de slag met eenmoderne werkplek? Begin dan met een onderzoek. Welke tools en apparaten gebruiken je medewerkers nu? Waar lopen ze tegenaan? En wat kan er beter? Daarna kan je stap voor stap bouwen aan een toekomstbestendige manier van werken. Goed om te weten: een moderne werkplek is nooit helemaal af, het is een proces. De wereld verandert. En je werkplek groeit gewoon met je mee.

Beeld: Odido