Voor duizenden medewerkers, verdeeld over verschillende kantoren in Nederland, is Bekkers al maanden druk bezig met het vinden van een antwoord op die ene vraag: hoe kunnen we de medewerkers van Odido straks de ideale werkplek bieden? De eerste versie van een gedurfd plan ligt inmiddels op de tekentafel, waarbij hybride werken centraal staat. Hoe pak je zoiets aan? Bekkers deelde 5 tips aan Business Blog.
1. Betrek je personeel.
Zorg dat je de wensen van je medewerkers in kaart brengt via een survey. Meet deze frequent, zodat je trends over tijd kan zien.
‘Binnen Odido doen we geregeld surveys, waarin we onze medewerkers vragen hoe het met ze gaat in de huidige situatie. In 2 van die metingen hebben we ook gevraagd naar hoeveel dagen medewerkers post-corona naar kantoor zouden willen komen. Het was mooi om te zien dat veel mensen in juni 2020 en in maart 2021 verwachten 2-3 dagen gemiddeld naar kantoor te willen komen. En dat onze medewerkers hier een duidelijk beeld over hebben. Daarnaast hebben we in maart een survey uitgestuurd om te vragen wat mensen graag op kantoor veranderd zou willen zien. En voor welke werkdoelen mensen naar kantoor willen komen (contact met collega’s, meetings, inspiratie, geconcentreerd kunnen werken). Hiermee kunnen we nu ook concreet aan de slag om de juiste kantooromgeving te creëren voor als medewerkers straks weer naar kantoor komen.’
2. Bepaal een visie.
Bepaal je visie als bedrijf en deel deze regelmatig via verschillende communicatiekanalen die je hebt (Townhalls, intranetartikelen)
‘We hebben de visie gevormd met de directie in oktober 2020. Dit hebben we gedaan op basis van onze bedrijfsfilosofie en de resultaten van een medewerkers- en managementsurvey, waarin we hen om hun mening hebben gevraagd. We hebben er bewust voor gekozen onze medewerkers niet te verplichten tot een specifiek aantal dagen thuiswerken of op kantoor werken. We geloven sterk dat beide, kantoor en remote, van evenveel waarde zijn. En dat het per team en per medewerker kan verschillen hoe managers deze 2 mogelijkheden gaat inzetten. Wat voor werk je hebt te doen, bepaalt waar je dit doet.’
3. Stel een divers projectteam samen.
Richt een projectteam op dat met dit onderwerp actief aan de slag gaat. En laat medewerkers vanuit allerlei afdelingen onderdeel hiervan uitmaken. Voor elkaar, met elkaar.
‘De manier van werken na COVID-19 is een onderwerp dat leeft bij alle medewerkers. Onze medewerkers weten zelf wat voor werk zij doen. En wat ze nodig hebben om zo optimaal mogelijk te kunnen presteren. Daarnaast vinden we het enorm belangrijk dat we mogelijkheden creëren waarbij mensen een cross-functionele ervaring kunnen opdoen door mee te denken en mee te werken aan dit soort projecten. Degenen die meewerken in het programmateam doen dit vanuit hun functionele rol, maar ook vanuit passie voor dit onderwerp en om mee te kunnen werken aan deze nieuwe toekomst voor onze organisatie.’
4. Ga met pilot teams testen.
Ga oefenen met het hybride werken met een aantal pilot teams. Ze kunnen voordat iedereen weer naar kantoor kan, alvast experimenteren en ervan leren.
‘De pandemie duurt langer dan gedacht. En de impact op ons nieuwe werken dus ook. We hebben besloten om niet te wachten totdat we als kantoor weer helemaal open kunnen. Deze tijd gebruiken we om met de nieuwe manier van werken met kleine teams te experimenteren. Daarmee krijgen we een goed beeld van waarin we moeten en willen investeren – organisatie breed.’
5. Ontwikkel team workshops.
Ontwerp en organiseer team workshops zodat teams met elkaar kunnen bepalen hoe ze graag straks hybride gaan samenwerken. Er is geen standaardoplossing voor iedereen.
‘Niet alle teams zijn hetzelfde en niet alle medewerkers zullen dezelfde balans tussen remote en office optimaal vinden. Met elkaar moet men die balans gaan bepalen, zodat ons bedrijf en de persoonlijke wensen van onze medewerkers met elkaar als team worden besproken en afgestemd. Om iedere manager te begeleiden met deze teamworkshops, zorgen we voor een organisatiebrede “toolkit” om deze workshop te gaan houden.’