Hybride werken: wat is het en wat kun je ermee?

Wat is hybride werken?

Bij hybride werken ben je veel vrijer te werken op welke plek je maar wil. Het is een combinatie van werken op je thuiskantoor en werken op het fysieke kantoor van de werkgever. Hybride werken is afgeleid van een heel andere vorm van werken: Het Nieuwe Werken (HNW), dat in 2005 werd gepresenteerd. Deze nieuwe beweging richtte zich vooral op de interne organisatie, met een focus op het verhogen van de prestaties binnen het bedrijf, het aantrekken van talent en geld besparen op de fysieke kantoorruimte. Later, rond 2017, ging het vooral om slimmer samenwerken met verschillende bedrijven in verschillende teams van betrokken personen, zowel binnen als buiten het bedrijf. En nu is er hybride werken: de nieuwste vorm van werken.

De coronacrisis leerde ons dat we goed op afstand kunnen werken. Ook heeft het ons bewust gemaakt dat sociale interactie en fysieke aanwezigheid belangrijk is in ons werk.

E-book Hybride Werken

In dit e-book ontdek je verschillende oplossingen en mogelijkheden voor hybride werken en hoe je die toepast in jouw bedrijf.

Lees direct

Hybride werken tips.

Een groot deel van de werkende mensen in Nederland vindt thuiswerken niets. En voor anderen is het juist heel fijn. Hoe zorg je voor een werkplek die voor al je medewerkers prettig is? Saskia Bekkers, HR-directeur van Odido, maakte een plan, en ontwikkelde 5 hybride werken tips voor andere organisaties:

1. Betrek je personeel: Zorg dat je de wensen van je medewerkers te weten komt. Bijvoorbeeld met een vragenlijst. Meet deze regelmatig. Zo zie je of deze in de toekomst veranderen.
2. Bepaal een visie: Bepaal je visie als bedrijf en deel deze geregeld via verschillende communicatiekanalen die je hebt (Towncalls, intranet-artikelen).
3. Stel een verschillend projectteam samen: Richt een projectteam op dat met dit onderwerp aan de slag gaat. En laat medewerkers vanuit verschillende afdelingen hieraan meewerken. Voor elkaar, met elkaar.
4. Ga met proefteams testen: Oefen het hybride werken met een aantal proefteams. Zij kunnen alvast uitproberen en ervan leren.
5. Ontwikkel teamworkshops: Ontwerp en organiseer teamworkshops, zodat teams met elkaar kunnen bepalen hoe zij graag straks hybride gaan samenwerken.

Hybride vergaderen.

Soepel vergaderen, hoe doe je dat in een hybride organisatie? Het is een goede oplossing voor collega’s die deels thuis en op kantoor werken. Maar dan moeten de faciliteiten wel zo goed mogelijk zijn. Houd met deze 5 aspecten rekening:

1. Zorg voor goed geluid: Audio is alles. Het is fijn als de vergaderruimtes goede geluidsapparatuur zoals speakers hebben.
2. Zorg dat iedereen alles goed kan zien: Werken collega’s vanuit huis? Een goede online vergaderprogramma is een noodzakelijk. Bestanden en presentaties delen via een scherm gaat een stuk makkelijker. En een goede webcam die bewegingen volgt, zorgt voor de ultieme hybride ervaring.
3. Geef collega’s op afstand de ruimte die ze verdienen: Iedereen wil goed zichtbaar zijn in een vergadering. Ook collega’s die op afstand meevergaderen. Zorg dat er genoeg schermen aanwezig zijn. Het liefste op ooghoogte.
4. Zorg dat iedereen de meeting en het materiaal kan terugkijken: Kies voor een vergaderprogramma dat notities, de opname en gedeelde inhoud makkelijk deelt na een vergadering. En belangrijk: zorg dat alles op een centrale plek veilig opgeslagen wordt.
5. Maak slim gebruik van de juiste programma’s: Onderzoek welke software bij je organisatie past. En, of de programma’s die je al hebt wel zo goed mogelijk gebruikt. Binnen Microsoft zijn Teams Rooms, Phone en Meetings goed om mee te vergaderen.

Wil je meer over dit onderwerp weten? Lees dan ons artikel over hybride vergaderen waarin we meer vertellen over de tips hierboven.

Hybride werken-beleid.

Het coronatijdperk is een versterker geweest voor vernieuwingen op de werkvloer. De ervaringen van de laatste 2 jaar op het gebied van hybride werken, leiden tot interessante inzichten. Bedrijven moeten niet focussen op waar hun mensen het beste werken, maar hoe. 1 van die methodes is het vergroten van de digitale fitheid. Het is tijd om oude gedachtes los te laten en te experimenteren met nieuwe vormen. IT speelt hierin een belangrijke rol. Wat als je je medewerkers meer vrijheid geeft in waar en wanneer ze werken? Hoeveel dagen op afstand werken heeft de voorkeur? En als iedereen zelf bepaalt waar die werkt, ontmoeten we elkaar dan nog wel? Laat medewerkers vooral zelf ontdekken hoe ze hun werk beter kunnen doen. Die digitale fitheid bereik je door het bewustzijn te vergroten in houding en gedrag. Ook digitale vaardigheden bijbrengen en digitaal vernieuwen dragen daaraan bij. De mogelijkheid tot persoonlijke groei en kennis opdoen is ook onderdeel van het vergroten van de digitale fitheid. Kortom: het definiëren van een helder hybride werken-beleid is erg belangrijk.

Hybride werkplek.

En hoe ziet dan de hybride werkplek eruit? Ondanks dat fysiek samenzijn altijd een onmisbaar onderdeel van werk zal blijven, moeten we creatiever worden in hoe en waar we werken, met hulp van nieuwe technologieën. Uit onderzoek blijkt dat medewerkers 2 tot 3 dagen per week naar kantoor willen komen. De werkplek wordt een plek waar we elkaar ontmoeten. Maar dat niet alleen: het wordt een plek om flexibiliteit, prestaties en het welzijn van werknemers te ondersteunen. Deze nieuwe manier van werken bespaart kosten en levert productievere medewerkers op. Door flexibele roosters en gedeelde ruimtes worden de kantoren van de toekomst erg verkleind.

Een voorbeeld van een hybride werkcultuur is het hub-and-spoke kantoormodel. De belangrijkste hub dient als een soort clubhuis, het culturele hart, dat voor alle medewerkers goed bereikbaar is. Het zorgen voor dit soort derde werkplekken is een vorm van spreiding. Het geeft bedrijven de mogelijkheid om mensen aan te nemen met een meerdere achtergronden en ervaringen, doordat toekomstige werknemers op veel verschillende plekken zitten.

Benieuwd hoe voorlopers binnen de architectuur met de hybride werken-trend omgaan? We interviewden top architect Fokke Moerel van architectenbureau MVRDV hoe de kantoren van de toekomst er volgens haar uit gaan zien. Fokke: ‘Het gaat niet meer om zoveel mogelijk mensen zo efficiënt mogelijk kwijt kunnen in een ruimte, maar om de kwaliteit van samenkomst en kennisuitwisseling.’

Balans tussen werk en privé.

Een goede balans tussen werk en privé heeft positieve effecten: je hebt minder stress, een lager risico op een burn-out en je ervaart een beter welzijn. Een goede balans houdt dus in dat je werk hebt dat goed samengaat met je privéleven en goed aansluit op je vrije tijd. Met deze 7 tips zorg je voor die goede balans:

1. Accepteer dat er geen perfecte balans tussen werk en privé bestaat
2. Doe werk dat je leuk vindt
3. Zet je gezondheid op nummer 1
4. Wees niet bang om offline te gaan
5. Stel grenzen en werktijden in
6. Stel prioriteiten (en houd je daaraan vast)
7. Zorg dat je een zakelijk telefoonabonnement hebt

Tot slot: bepaal de levensstijl die bij je past. Een goede balans tussen werk en privé ziet er voor iedereen anders uit, omdat iedereen verschillende verplichtingen heeft in het leven. In de huidige wereld bepaal je zelf de levensstijl die het beste bij je past.

Hybride werken als zzp’er.

Als zelfstandig ondernemer heb je al de vrijheid om waar en wanneer je maar wil te werken. De voordelen van hybride werken ken je als geen ander. Om echt die hybride-ervaring te hebben, kan je voor een co-working-plek kiezen, waar meerdere zzp’ers (samen) werken. Wil je niet vastzitten aan een dezelfde werkplek? Dan is het belangrijk dat je een veilige verbinding hebt. Je opdrachtgever kan ervoor zorgen dat je via IP-VPN verbinding maakt. Zo heb je veilig, snel en makkelijk toegang tot alle beschikbare toepassingen en gegevens binnen het bedrijfsnetwerk. Kan je opdrachtgever geen beveiligd wifi-netwerk aanbieden? Dan kan je met je telefoon een eigen wifi-hotspot opzetten.

Hybride werken in het mkb.

De redenen van mkb’ers om te kiezen voor hybride werken verschillen. Bedrijven willen vooral goede voorbeelden krijgen, blijkt uit onderzoek dat werd uitgevoerd onder leden van MKB-Nederland, VNO-NCW, AWVN en LTO Nederland. 2/3 van de bedrijven heeft al afspraken gemaakt over hybride werken. Ongeveer 28 procent van de deelnemende ondernemers geeft aan dat op afstand werken geen optie is door het type werkzaamheden. Binnen het mkb is dat zelfs 30 procent. Bij bedrijven waar hybride wel kan, verwacht bijna 66 procent dat dit onderdeel blijft van de werkcultuur. Het grootste deel van de ondernemers gaat het blijvend stimuleren.

Hybride werken faciliteren als IT’er.

De belangrijkste kracht achter een goede hybride werkomgeving is de IT-afdeling. IT’ers hebben dan ook een hele belangrijke rol in het zorgen voor een nieuwe hybride werkelijkheid. Want medewerkers hebben handige oplossingen nodig om soepel samen te werken, waar ze ook zijn. De druk om dit goed te regelen is hoog. Hoe zorg je voor een werkplek die voor iedere werknemer prettig is? Hybride werken en IT: de komende tijd komt de IT-manager voor veel nieuwe uitdagingen toekomstige oplossingen te staan. Het is niet gek dat burn-outs onder IT’ers groeit. Door een tekort aan balans tussen de eisen die het werk stelt en beschikbare middelen vinden zij het moeilijk om alles onder controle te houden. Een gevoel van controle is belangrijk om overbelasting in een hybride werkcultuur te voorkomen. Een goede gesprekspartner, bijvoorbeeld van de HR-afdeling, kan helpen. Door samen een volledig hybride werken pakket samen te stellen met de juiste benodigdheden zorgt ervoor dat de hele organisatie, thuis en op kantoor, goed met elkaar samenwerkt.

Conclusie: wat kan hybride werken voor je bedrijf betekenen?

Na bijna 2 jaar maken we de balans op; wat heeft thuiswerken de organisatie gebracht en hoe gaan we de terugkeer naar kantoor zo goed mogelijk ondersteunen? Een inkijkje in de voorkeuren en behoeftes van medewerkers is belangrijk. Maar de IT-afdeling niet te veel werk geven is minstens zo belangrijk. De productiviteit is erg gestegen. Onder andere doordat er thuis minder afleiding is dan in een normale kantooromgeving. Met de juiste programma’s is hybride vergaderen voor iedereen, thuis en op kantoor, prettig. Ook het mkb ziet nu de voordelen van op afstand werken in.

Duidelijke regels en de juiste technologie om hybride werken mogelijk te maken, heeft een positief effect op het welzijn van medewerkers, vermindert stress en vergroot het vertrouwen in de IT-afdeling. Het succes van hybride werken hangt voor een groot deel af van de leiderschapsstijl in de organisatie. De IT-afdeling heeft een belangrijke rol in het helpen bij deze digitale overgang. Werken met nieuwe systemen die hybride werken mogelijk maakt, zorgt voor een grotere adoptie onder medewerkers.

E-book Hybride Werken

In dit e-book ontdek je verschillende oplossingen en mogelijkheden voor hybride werken en hoe je die toepast in jouw bedrijf.

Lees direct