Er was een pandemie voor nodig om bedrijven ervan te overtuigen dat medewerkers prima thuis kunnen werken. Het zorgde voor een versnelde uitrol van tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Nu we langzaam overgaan naar een hybride werken-cultuur, bereiden organisaties zich zo goed mogelijk voor op de (gedeeltelijke) terugkeer van hun medewerkers. Heb jij al nagedacht over een hybride werken-beleid?
Hybride werken-beleid.
Een beleid voor hybride werk is een document dat de houding en voorwaarden van een bedrijf voor hybride werken voor zijn werknemers beschrijft. Een beleid voor hybride werk beschrijft alle regels en verwachtingen waaraan werknemers zich moeten houden als ze hybride werken. Zo zitten leidinggevenden, managers en werknemers altijd op 1 lijn. Hoe stel je een goed beleid voor hybride werken op? Het heeft in ieder geval de volgende basisprincipes:
Verwachtingen van werknemers.
Wat zijn de wensen en behoeftes van medewerkers die parttime of fulltime op afstand werken? Moeten zij een bepaald aantal dagen op kantoor aanwezig zijn? Sta open voor hun ideeën. Of het nu gaat om een kortere werkweek, kortere videovergaderingen of het voeren van telefoontjes al wandelend in het park. Veel is mogelijk. Aan de manager de uitdaging om ideeën boven tafel te krijgen.
Samenwerking en technologie.
Medewerkers hebben praktische oplossingen nodig om soepel samen te werken, waar ze ook zijn. Denk aan elkaars agenda inzien, samenwerken in een online document of videobellen. Zorg voor de juiste tools die dit mogelijk maken.
IT-beveiliging.
Werkt je organisatie veel met privacygevoelige gegevens? Dan loop je meer risico om gehackt te worden. Schroef de veiligheid op met cyberbeveiliging, zoals een VPN-verbinding, firewalls, antivirussoftware en multifactorauthenticatie. Zo werken je medewerkers op verschillende locaties makkelijk samen en hebben ze veilig toegang tot gegevens en applicaties.
Werk samen met HR.
Hoewel hybride werken veel gevolgen voor de IT-manager heeft, is het niet puur en alleen een IT-vraagstuk. Het gaat met name over leiderschap. Samenwerken met HR is een goed begin om hybride werken vorm te geven in de organisatie. Durf oude regels, procedures en protocollen los te laten en kom met nieuwe hybride werkvormen die passen bij de wensen en behoeftes van medewerkers. Ze passen zich sneller aan als alles goed geregeld is. Denk aan: hybride vergaderen, genoeg belhokken en slimme oplossingen om elkaars agenda in te zien. Gebruik ook de creativiteit van je teamgenoten en hun kracht om te vernieuwen. Bespreek de wensen met je team en zoek samen naar de beste manier van werken.
Hybride werken gaat over wat je doet – niet waar.
Een hybride werken-beleid dat duidelijk de verwachtingen laat zien, zorgt voor blije werknemers. Maar niet voor alle bedrijven is hybride werken een goede optie. Kijk goed naar het soort werkzaamheden. Moet je voor sommige werkzaamheden fysiek aanwezig zijn? Maak dit dan duidelijk in het beleid. Net als werkzaamheden die prima op afstand gedaan kunnen worden. Zowel het werk, de technologie als de ontwikkelingen in de maatschappij zijn altijd in beweging. Pas je beleid hierop aan en laat de gewenste resultaten leidend zijn.