10 tips voor IT-managers om in de decemberdrukte rust te creëren.

December is voor veel bedrijven de maand van pieken. Webshops draaien volop, klantenservice-afdelingen staan roodgloeiend en netwerken krijgen meer dataverkeer te verwerken dan ooit. Voor IT-managers betekent dat topdrukte. Juist dan is het belangrijk om goed voorbereid te zijn. Want een sterk IT-team zorgt er niet alleen voor dat alles blijft draaien, maar ook voor rust. Bij jezelf en bij je collega’s. Hier zijn 10 tips om dat te doen.

1. Test je systemen goed.

In december merk je snel waar in je systemen iets niet goed werkt. Controleer daarom alles goed. Test of je belangrijkste systemen het aankunnen als het druk is. Kijk ook of je noodplannen nog kloppen. En maak een duidelijk stappenplan voor als er iets fout gaat. Zo ben je goed voorbereid.

2. Automatiseer waar het kan.

In drukke weken komen er vaak meer meldingen en supporttickets binnen. Automatiseer klussen die terugkomen met slimme tools of Artificial Intelligence for IT Operations (AIOps). Een AIOps-platform kan bijvoorbeeld terugkerende storingsmeldingen bundelen, de oorzaak vinden en zelf makkelijke oplossingen uitvoeren voordat je team iets hoeft te doen. Zo kan je team zich focussen op taken waarvoor meer aandacht nodig is.

3. Let extra op beveiliging.

Cybercriminelen zijn in december extra actief. E-mails over pakketten of facturen worden sneller geopend, ook door collega’s die opletten. Een korte phishingtest of beveiligingsupdate helpt veel problemen voorkomen. Check ook of multi-factor authenticatie (MFA), endpointbeveiliging en netwerksegmentatie nog goed werken.

4. Schaal slim in de cloud.

De cloud helpt je om makkelijk mee te groeien, ook bij drukte. Maar dat werkt alleen als alles goed is ingesteld. Zet autoscaling aan voor je webshops en kijk of de afspraken met je cloudprovider nog kloppen. Wat nu genoeg is, kan met drukte te weinig zijn.

5. Zorg voor duidelijkheid tijdens verlof.

In december is niet iedereen aanwezig. Leg vast wie verantwoordelijk is voor wat, en wie je kan bereiken als er iets misgaat. Zet alle belangrijke inloggegevens en documenten op 1 plek. Zo kan iedereen snel doorwerken, ook als een collega afwezig is.

6. Hou de communicatie overzichtelijk.

In drukke weken raakt informatie snel verspreid. Spreek daarom goed af hoe je met elkaar communiceert. Bijvoorbeeld via Microsoft Teams of Slack. Zo weet iedereen waar belangrijke meldingen binnenkomen en wie ze oppakt.

7. Test je back-up op tijd.

Een back-up is pas iets waard als die werkt. Plan daarom een test ruim voordat de feestdagen beginnen. Een half uur testen kan je een paar dagen herstelwerk schelen. Wel zo fijn. En hou er rekening mee dat ‘back-up’ verder gaat dan alleen data. Denk in twee sporen:

1. Data-back-up en herstel:

Controleer of je back-ups actueel én getest zijn. Een herstelsimulatie van een bedrijfskritisch systeem kan het verschil maken tussen een vlotte doorstart en dagenlange downtime. Test dus niet alleen of je data veilig staat, maar ook hoe snel je ze daadwerkelijk kunt terughalen.

2. Connectiviteits-back-up:

Zelfs de beste back-up helpt weinig wanneer je netwerk eruit ligt. Overweeg daarom een back-upverbinding, bijvoorbeeld via Fixed Wireless Access (FWA) of een tweede vaste lijn. Door een alternatieve verbinding paraat te hebben, blijft je bedrijf bereikbaar en kunnen kritieke processen doorgaan als de primaire lijn overbelast raakt of uitvalt.

Met deze back-ups bouw je niet alleen veerkracht in je datalaag, maar ook in je infrastructuur. Precies wat je nodig hebt om de feestdagen zonder paniek door te komen.

8. Geef belangrijk verkeer voorrang.

Zeker als je medewerkers veel thuiswerken en de cloud gebruiken, kan bij een plotselinge piek in dataverkeer de performance van kritieke applicaties onder druk komen te staan. De oplossing hiervoor zit niet alleen in “meer bandbreedte”, maar vooral in slim scheiden en sturen van je traffic. Gebruik bijvoorbeeld een SD-WAN-oplossing om binnen je vaste verbindingen te bepalen welk verkeer voorrang krijgt. Daarnaast kun je FWA strategisch inzetten door verschillende verkeersstromen bewust over meerdere toegangen te verdelen. Laat bijvoorbeeld bedrijfskritische processen alleen via een FWA verbinding verlopen, terwijl minder urgente toepassingen via je vaste lijn gaan.

9. Leer van de piek.

Plan in januari een korte evaluatie. Wat ging goed? En wat kan er beter? Schrijf dat meteen op. December is een goede test voor je IT en een mooie kans om te leren en verbeteren.

10. Schaal slim op met AI.

In drukke tijden kan geen enkel team alle klantvragen tegelijk beantwoorden. Dan is AI heel handig. Met slimme automatisering kan je servicegesprekken van begin tot eind regelen. AI regelt bestellingen, bezorginformatie en retouren. En geeft zelfs persoonlijk advies aan medewerkers om nog betere service te bieden. Zo krijgen je klanten direct antwoord en heeft je team tijd voor vragen die persoonlijke aandacht nodig hebben.

Zo kom je december door.

De beste voorbereiding op piekdrukte is niet harder werken, maar slimmer plannen. Met een goed plan, duidelijke afspraken en een sterk team hou je controle. Ook in december. Zo kan je de drukste maand van het jaar gewoon aan. Kortom: een bedrijf dat december soepel doorkomt, heeft IT die stabiel, wendbaar en klaar voor de toekomst is.

Beeld: Odido