Hybride werken.

Hybride werken is een blijvertje. Zijn je tools en apparaten nog wel van deze tijd? Hoe bied je een futureproof oplossing, die zowel thuis, onderweg als op kantoor werkt? In dit e-book bespreken we de verschillende oplossingen voor hybride werken. Wat kan er allemaal? En hoe pas je het toe in je bedrijf?

1. In het kort: de evolutie van plaatsonafhankelijk werken.

Hybride werken is een blijvertje. Zijn je tools en apparaten nog wel van deze tijd? Hoe bied je een futureproof oplossing, die zowel thuis, onderweg als op kantoor werkt? In dit e-book bespreken we de verschillende oplossingen voor hybride werken. Wat kan er allemaal? En hoe pas je het toe in je bedrijf?

1.1 Van telewerken…

Hybride werken is niets nieuws: de allereerste werkgever die het thuiswerken in Nederland introduceerde was het Ministerie van Verkeer en Waterstaat. In juni 1990 werkten 60 medewerkers 3 dagen per week vanuit huis. ‘Telewerken’ werd dat toen genoemd. Met dit experiment wilde het ministerie onderzoeken wat het effect zou zijn op het woon-werkverkeer en de productiviteit van ambtenaars.

Eind jaren ‘90 voerde Interpolis het telewerken op grote schaal door. In 1996 introduceerde dit bedrijf een kantoorruimte zonder vaste werkplekken. Niemand kreeg een vaste werkplek, ook de managers niet. Medewerkers die vanuit huis wilden werken kregen een thuiswerkplek met dezelfde faciliteiten als op kantoor: een snelle pc, een goede bureaustoel, een printer en een ISDN-lijn. De grootste investering: technologie voor het netwerk en de telefonie. Interpolis vond dat telewerken een ‘structurele plaats’ in de bedrijfscultuur moest krijgen.

In 2016 werd de wet Flexibel Werken ingevoerd. Deze wet geeft medewerkers het recht om tijd- en plaatsonafhankelijk te werken.

1.2 … naar Het Nieuwe Werken

Thuiswerken of telewerken? Het valt beide onder Het Nieuwe Werken. Bij thuiswerken zijn medewerkers niet afhankelijk van telecom van het bedrijf. Bij telewerken werken medewerkers vanaf een andere plek dan kantoor en ben je als werkgever verplicht te zorgen voor een ergonomisch ingerichte werkplek. Microsoft ging een stap verder en introduceerde in 2005 het concept Het Nieuwe Werken. Deze beweging was eerst vooral gericht op de interne organisatie: het verhogen van de productiviteit, het aantrekken van talent en het besparen van kosten doordat de rol van de fysieke kantoorruimte veranderde.

Later, rond 2017, ging het vooral om slimmer en plaatsonafhankelijk samenwerken in multidisciplinaire teams, met collega’s en externen. Uit cijfers van het CBS bleek in 2017 dat tweederde van alle Nederlanders soms thuiswerkte, maar niet alle bedrijven stonden er even positief tegenover.

2. Hybride werken voor bedrijven.

Tijdens de lockdown moesten bedrijven razendsnel schakelen om aan overheidsregels te voldoen en probeerden daar het beste van te maken. Onder tijdsdruk kozen sommige bedrijven voor een quick fix om hun medewerkers op afstand samen te laten werken, in plaats van voor een gedegen en toekomstbestendige oplossing.

Nu we bijna allemaal permanent hybride werken is het tijd voor de futureproof oplossing. Het kantoor is een ontmoetingsplaats geworden. Een plek om samen te komen en samen te werken wanneer je wil. De thuiswerkplek van je medewerker is inmiddels net zo belangrijk, misschien wel belangrijker, dan de werkplek op kantoor.

2.1 Bedrijven met houtje-touwtje oplossingen

De IT-afdeling was op de werkvloer altijd binnen handbereik. Nu een groot gedeelte van de medewerkers hybride werkt, wil je hulp op afstand goed geregeld hebben. Het laatste wat je wil zijn uitdagingen, zoals onstabiele internetverbindingen. En zorgen over databeveiliging. Uit onderzoek van Lenovo blijkt dat ongeveer de helft van medewerkers bij middelgrote bedrijven problemen ondervinden bij IT-ondersteuning. Thuiswerkende medewerkers verwachten dezelfde audio- en videokwaliteit als hun collega’s op kantoor. Net als de toegangsrechten voor applicaties en de cloudomgeving. Doordat we de afgelopen jaren steeds meer hybride gingen werken, waren veel bedrijven telefonisch moeilijker bereikbaar dan eerst. Bijna alle medewerkers werkten 1 of meerdere dagen thuis, terwijl de meeste telefoontjes nog steeds op kantoor binnenkwamen op de vaste lijn.

Gevolg? Een receptionist(e) op kantoor zonder goed overzicht van wie er wel en niet aanwezig is die dag, rinkelende vaste telefoons op lege bureaus en medewerkers die op hun privé 06-nummer werden gebeld. Gemiste oproepen waren lastig op te volgen en het was gokken of de betreffende collega beschikbaar was of niet. Inkomende telefoongesprekken doorschakelen met *21? Het gebeurt nog steeds. Natuurlijk is dit een snelle oplossing, maar het werkt niet voor alle situaties. Zo kan je klanten niet in de wacht zetten en soms valt doorschakelen naar externe nummers buiten de bundel. Ook kost doorverbinden naar mobiele telefoons bij veel bedrijven extra geld. En bij uitgaande gesprekken lukt het vaak niet om het (algemene) bedrijfsnummer te gebruiken als caller-ID. Kortom, hybride werken laat nog te wensen over op het gebied van connectiviteit.

Belangrijkste redenen waarom mensen graag op kantoor werken:

2.3 Tijd voor een duurzame oplossing

“De ervaringen van en ontwikkelingen op het gebied van hybride werken van de afgelopen jaren geven interessante inzichten. Bedrijven moeten niet focussen op waar hun mensen het beste werken, maar op hoe.”

Hybride werken heeft veel positieve effecten op je bedrijf:

• Medewerkers werken efficiënter en vergaderen korter. Ze verliezen geen tijd meer in de file en zijn productiever door de mogelijkheid om flexibel te werken.
• Reken op minder leasecontracten en kantoorkosten.
• Onderhoudskosten, cateringkosten en schoonmaakkosten zijn lager.
• Je draagt bij aan het verminderen van de CO2-uitstoot.

Leon toet, Chief Commercial Officer Zakelijk bij Odido, deelde in IT-magazine AG Connect 4 belangrijke inzichten op basis van ervaringen van zijn medewerkers:

1

Operationeel werk gaat veel beter vanuit huis dan verwacht

Planbaar werk, zoals de supportdesk en klantenservice, gebeurde altijd op kantoor. Wat blijkt? Dit soort werk is veel beter vanuit huis te doen. De afgelopen tijd zagen we de productiviteit met 12,2 % stijgen, doordat mensen thuis minder afleiding hebben dan op kantoor.

2

Developmentwerk vraagt om (onverwacht) ontmoeten

Creatieve samenwerking, strategiebepaling en onverwachte oplossingen bedenken, blijkt juist veel lastiger als iedereen thuiswerkt. Hoewel veel vanuit huis kan, blijft het echt nodig om elkaar te ontmoeten voor dit soort werk.

3

Je kunt nooit te veel aandacht geven

Een risico van thuiswerken is dat medewerkers de connectie met het bedrijf en met elkaar verliezen. Versterk de band tussen alle collega’s, waar ze zich ook bevinden, met (online) evenementen en geef persoonlijke aandacht aan iedere medewerker. Plan bijvoorbeeld regelmatig een 1-op-1 gesprek of een koffiedate in.

4

Denk vanuit het doel en niet vanuit de locatie

Op de afdeling marketing en productontwikkeling gebeurt nog maar 29,3% van het werk op kantoor. Het kantoor van de toekomst is dus vooral een plek die we gebruiken om elkaar te ontmoeten, om nieuwe dingen te leren en een plek waar je elkaar spontaan tegenkomt in de wandelgangen. Bedenk goed of het kantoor de plek is om efficiënt te werken. Gelukkige medewerkers en klanten zijn het belangrijkst.

3. Pak je rol: hoe je hybride werken écht goed vormgeeft.

Het succes van hybride werken valt of staat met de leiderschapsstijl in een bedrijf. Aan jou als IT’er de schone taak om goede tools en werkprocessen te (blijven) introduceren die ervoor zorgen dat je collega’s overal goed en prettig kunnen samenwerken, waar en wanneer dan ook.

3.1 Hybride werken toepassen in je bedrijf

Hybride werken raakt alle facetten van een bedrijf: technologie, werkprocessen, mensen en cultuur. Om over te stappen naar een duurzame hybride werkcultuur, moet je je aanpassen. In dit verhaal heeft IT een sleutelrol. Want medewerkers hebben praktische oplossingen nodig om soepel samen te werken, waar ze ook zijn. Denk aan elkaars agenda inzien, samenwerken in een online document, of videobellen. Deze nieuwe uitdagingen vragen om veilige langetermijnoplossingen. De sleutel tot succes? Goede afspraken met je team, op basis van hun behoeftes en voorkeuren. Bespreek de wensen met je team en zoek samen naar de beste manier van werken. Zo gebruik je ook meteen de innovatiekracht van het team.

IT moet samenwerken met HR

Hybride werken is niet puur een IT-vraagstuk. Het gaat vooral over leiderschap. Leidinggeven op afstand is een uitdaging. De IT-manager en HR-manager moeten vertrouwen hebben in medewerkers en hen begeleiden in plaats van controleren. Maar ze mogen ook kwetsbaar zijn en hun eigen functioneren ter discussie stellen. Samen moeten deze afdelingen de informatievaardigheid van medewerkers bevorderen. Daarbij is het belangrijk om oude regels, procedures en protocollen los te laten en nieuwe afspraken te maken die beter passen bij de wereld van nu.

3.2 De rol van de IT-manager

Het vertrouwen in de IT-afdeling vergroten? Dat doe je met duidelijke kaders en de juiste technologie om hybride te werken. Medewerkers passen zich sneller aan deze nieuwe manier van werken als alles goed is geregeld. Faciliteer hybride vergaderen, zorg voor genoeg belhokken op kantoor en voor slimme oplossingen om elkaars agenda in te zien. Haal je zelf ook voordeel uit:

4. Kies de juiste oplossingen.

Een toekomstbestendig bedrijf bouw je met de juiste tools. Denk aan Cloud Telefonie, het integreren van telefonie in je samenwerkingssoftware, zoals Microsoft 365 en een goed beveiligd bedrijfsnetwerk. Dit leggen we je uit.

4.1 Cloud Telefonie

Met Cloud Telefonie is optimale bereikbaarheid nu echt dichtbij. Door de functionaliteiten van een telefooncentrale (PBX) te combineren met het mobiele netwerk van Odido, bieden we een volwaardige cloudoplossing. Je bedrijf krijgt 1 platform dat makkelijk te beheren is. Het is dé centrale plek voor je vaste en mobiele telefonie. Alle mobiele gesprekken lopen via de cloudtelefooncentrale. De receptioniste en andere collega’s zien meteen of iemand beschikbaar is. Medewerkers bepalen vervolgens zelf hoe ze een gesprek aannemen: op hun mobiele telefoon, op hun vaste toestel of op hun softphone.

Vraagt je situatie om nét iets meer?

Kies uit onze extra opties en maak Cloud Telefonie op maat:

4.2 Zakelijk Vast op Mobiel

Met Zakelijk Vast op Mobiel hebben je medewerkers een vast nummer op hun mobiele telefoon (naast hun 06-nummer). Dat is fijn, want zo hebben ze de professionele uitstraling van een vast zakelijk nummer en missen ze nooit meer een belangrijk gesprek. Bovendien komt Zakelijk Vast op Mobiel met veel verschillende functies die ze makkelijk zelf instellen via een app op hun telefoon. Denk aan belgroepen, openingstijden en een welkomstbericht. Daardoor hebben medewerkers een complete telefooncentrale in hun broekzak. En met de desktop app kunnen ze bellen en gebeld worden via hun laptop.

4.3 Een veilig bedrijfsnetwerk

Er zijn verschillende manieren om een veilig en betrouwbaar bedrijfsnetwerk te realiseren. Medewerkers die remote werken, willen onbezorgd inloggen. Werkt je bedrijf veel met privacygevoelige gegevens? Dan loop je meer risico om gehackt te worden. Deze security-opties helpen je om je bedrijfsnetwerk extra veilig te maken:

1

Cloud Connect

 

Met Cloud Connect krijgt iedereen veilig toegang tot applicaties bij de meest gebruikte cloudproviders.
Zo zijn je medewerkers niet meer afhankelijk van het publieke internet om je cloudomgeving te bereiken.
Bovendien heb je geen last meer van onvoorspelbare bandbreedte of latency, onvoorziene kosten en veiligheidsrisico’s.

2

IP-VPN

 

Met IP-VPN (Virtual Private Network via het IP-protocol) creëer je een betrouwbaar en kosteneffectief netwerk tussen al je vestigingen. Medewerkers op verschillende locaties werken moeiteloos samen en hebben veilig toegang tot gegevens en applicaties. Denk aan Microsoft Office applicaties, fileservers, bedrijfsspecifieke ERP- en CRM-applicaties en supply chain management-toepassingen.

3

SD-WAN

 

Met SD-WAN koppel je makkelijk individuele bedrijfslocaties aan het interne netwerk. Nu heb je vaak voor alle netwerkcomponenten aparte configuratie nodig. Met SD-WAN hoeft dat niet meer. SD-WAN maakt je netwerk schaalbaar. Zo kan je als bedrijf je netwerk snel aanpassen, centraal monitoren, de prestaties van hybride netwerken verbeteren én publieke clouds eenvoudig en veilig integreren. SD-WAN creëert een extra softwarelaag, waarbij het niet uitmaakt of je verbinding maakt vanaf 4G, 5G of de wifi. Dit zorgt voor betere prestaties, lagere latency en beter presterende connectiviteit.

4

Next Gen Firewall

 

De Next Gen Firewall beschermt je bedrijf nog beter tegen aanvallen van buitenaf. Een normale firewall kijkt alleen naar de bron en doel, gecombineerd met een protocol en poort. Op basis daarvan bepaalt de firewall of hij het verkeer toelaat of blokkeert. Een Next Gen Firewall doet daar een schepje bovenop. Deze firewall kijkt in het netwerkverkeer om te bepalen welke applicatie wordt gebruikt en scant en controleert zo de inhoud. Zo controleert deze firewall extra goed op antivirus, anti-spyware, URL-filtering en zero-day-Aanvallen (aanvallen op zwakke plekken in je software). Lees alles over veilig online werken.

4.4 Microsoft Teams Telefonie

Microsoft Teams bleek tijdens de lockdown voor veel bedrijven hét redmiddel om de samenwerking te waarborgen. Als partner van Microsoft biedt Odido Microsoft Teams Telefonie: dé totale bereikbaarheidsoplossing in Teams. Bellen met collega’s is al een standaardfunctionaliteit in Teams. Maar met Teams Telefonie voeg je hier integratie van vaste en mobiele telefonie aan toe. Daardoor bel je makkelijk, onbeperkt vanuit de Teams app naar alle telefoonnummers, in- en extern. Zo is iedereen altijd en overal bereikbaar. Op een vast én een mobiel nummer. Ontdek hoe Teams Telefonie je bedrijf nog beter bereikbaar maakt.

5. De juiste IT-fundering voor hybride werken.

Met de juiste tools is veel mogelijk. Hoe bouw je een bedrijfscultuur waarin iedereen de ruimte heeft om zelf een best passende manier van werken te kiezen?

5.1 Maak hybride werkend met Microsoft Teams Telefonie

Je communicatie- en IT-infrastructuur vereenvoudigen? Dat doe je door een oplossing te kiezen die
chatten, vergaderen, telefoneren en beslissingen maken samenbrengt in 1 tool.

Microsoft Teams Telefonie voor een hybride werkcultuur

Voor optimale bereikbaarheid kies je voor Microsoft Teams Telefonie van Odido. Mis je nooit meer een belletje van klanten of leveranciers, omdat je vaste en mobiele telefonie zijn geïntegreerd. De implementatie van Cloud Telefonie en een internetverbinding is bij veel bedrijven bekend terrein. Teams Telefonie is een van de nieuwste hybride oplossingen. We helpen je graag bij het implementeren van deze dienst.

5.2 Een vlekkeloze implementatie in vijf fases

Om er zeker van te zijn dat alles duidelijk is en je alles uit je nieuwe tool haalt, krijg je van Odido een implementatiemanager. Dat is een professional die het implementatietraject begeleidt, precies weet wat er speelt én ervaring heeft in het introduceren van nieuwe technologie op de werkvloer. Dit mag je van onze implementatiemanager verwachten:

• Begeleiding in de opstartfase.
• Meedenken, adviseren en inrichten van de bereikbaarheid.
• Opleiding en instructie van eindgebruikers, afhankelijk van wat er nodig is.

5.3 Best practice: Construsoft en Microsoft Teams Telefonie

Softwarebedrijf Construsoft heeft Microsoft Teams Telefonie al volledig geadopteerd binnen hun bedrijf.
Construsoft is reseller van 3D-software voor de constructieve bouwtechniek en zoekt in het ICT-landschap naar samenwerkingen om lokaal te werken. Hun doel is om digitalisering binnen de bouwsector te
stimuleren. Na een eerste kennismaking in 2017 stapt Construsoft meteen over naar Microsoft Office 365. Een groot voordeel tijdens de transitie was dat hun medewerkers al bekend waren met Microsoft Teams.

Het gebruiksgemak van de basisfunctionaliteiten die we kennen van traditionele PBX- oplossingen (zoals
wachtstand en doorverbinden) werd door Construsoft zeer gewaardeerd en eenvoudig geadopteerd. In 2018 stapten ze al over van een PBX op locatie naar Voice over IP (VoIP). Ze waren al bekend met bellen via de computer en een headset. De functie Collaborative Calling is voor Construsoft een waardevolle toevoeging. Ze kiezen zelf met welk nummer ze uitbellen. En met de handoff-functie verplaatsen ze een meeting eenvoudig van een laptop naar een mobiel device.

Klaar om de volgende stap te zetten?

Slechte telefonische bereikbaarheid en haperende internetverbindingen: met onze slimme, futureproof oplossingen is het allemaal verleden tijd. Voor veel mensen is hybride werken een geschenk uit de hemel.
Ze genieten van een goede werk-privé balans en zijn een stuk productiever dan voorheen. Met een futureproof oplossing zorg je ervoor dat ze hun werk goed en prettig kunnen doen, waar ze ook zijn. Thuis, onderweg én op de zaak.