Een overvolle mailbox die steeds maar voller wordt. Soms durf je ‘m bijna niet openen. Zeker niet na het weekend of op je 1ste werkdag na vakantie. Hoe hou je de regie over je mailbox? We vroegen Wilma Nedermeijer, Microsoft trainer en slim-werkenspecialist, om wat handige Outlook tips.
Outlook tip 1: werk met een Archiefmap (Backspace).
Vergelijk je inbox eens met je deurmat. Daar laat je toch ook geen post op liggen? Je inbox zou altijd leeg moeten zijn. En het moet ook niet de plek zijn van waaruit je werkt. Een tip is dan ook om mails waar je niets mee hoeft, maar die je wel wil bewaren, in een Archiefmap te zetten. In de Microsoft Outlook app vind je de ‘Archiveren’ knop bovenaan, rechts van het prullenbak-icoontje.
Wel of geen actie ondernemen
Als een mail binnenkomt, bepaal je wat je ermee gaat doen. Is het geen taak voor jou: dan bewaar je de mail in de Archiefmap, je verwijdert ‘m of je stuurt ‘m door naar de persoon die er wel iets mee moet doen. Is het wel een actie voor jou en kan je het binnen 2 minuten afhandelen? Doe het dan meteen. Is het een taak die langer duurt dan 2 minuten, plan ‘m dan voor jezelf in. Dit doe je door de Takenlijst (To-do) in Outlook te gebruiken.
Outlook tip 2: uit je hoofd en in je Takenlijst (To-do).
Alles wat je in Microsoft Outlook een vlaggetje geeft, komt op je To-do lijst te staan. Vraagt een collega in de Teams chat je iets te doen en maak je daar een taak van? Dan komt dat ook op je To-do lijst te staan. Zo verzamel je alle taken op 1 plek. Binnen deze takenlijst kan je ook een prioritering aangeven. Is deze taak voor vandaag of volgende week woensdag? Kan je zelf aangeven. In de Outlook app vind je de takenlijst als je op het Klembord met een vinkje klikt. Werk je in de browser, dan klik je op het Vink-icoontje om al je taken te zien.
Outlook tip 3: gebruik de zoekfunctie.
Microsoft Outlook heeft een zoekfunctie die heel goed werkt. Handig. Heb je eigenlijk geen mappen meer nodig (OK 1tje, de archiefmap). De zoekfunctie gebruik je op dezelfde manier als Google. Je vindt ‘m helemaal bovenin. Als je op het zoekveld klikt, klik je links aan in welke map je wil zoeken en daarna typ je in het zoekveld wat je zoekt. In de app vind je de zoekbalk ook bovenin. En ook hier klik je op het zoekveld. Daarna op het pijltje en dan verschijnt er een uitklapvenster. Hierin geef je een uitgebreide zoekopdracht. Je kan bijvoorbeeld aangeven wie de mail heeft gestuurd, maar je kan ook op onderwerp of afzender zoeken. En of er een bijlage bij zit.
Outlook tip 4: hou overzicht met ‘Weergeven als gesprek’.
Bundel makkelijk mails per onderwerp. Dit doe je met de optie ‘Weergeven als gesprek’. Als je in de browser werkt is dat al automatisch ingesteld. In de app moet je dit handmatig doen. Doe je door bovenaan op tabblad Beeld te klikken, daarna vink je ‘Weergeven als gesprek’ aan.
Outlook tip 5: e-mail beantwoorden met een vergaderverzoek (CTRL ALT R).
Stel je collega mailt je met de vraag: ‘Heb je morgen om 10 uur tijd om even te bellen?’ Jij antwoordt: ‘Ja, prima!’ en vervolgens stuur je een vergaderverzoek. Kan veel sneller. Beantwoord een e-mail niet met een e-mail, maar met een vergaderverzoek. De sneltoets hiervoor is CTRL + Alt + R. Staan er meerdere mensen in het Aan-veld? Geen probleem: deze komen allemaal in het verplichte veld van het vergaderverzoek te staan. Je hoeft dus niet meer te controleren of iedereen wel is meegenomen. Wil je een Teams meeting aanmaken? Dan vink je dat aan in het vergaderverzoek.
Bonus Microsoft Outlook tips: handige shortcuts in de Outlook app.
Snelkoppelingen zijn altijd fijn. Hier zijn 3 handige sneltoesten waar je nog sneller mee werkt:
Ctrl + N: nieuw item openen
Een nieuwe mail schrijven, een nieuwe afspraak inplannen of een nieuwe contactpersoon toevoegen? Doe je heel snel door in je mailbox, agenda of je contactenlijst Ctrl-toets ingedrukt te houden en op N te drukken.
Ctrl + Enter: verzenden
Voortaan stuur je binnen 1 seconde je mail. Hou de Ctrl-toets ingedrukt, druk op Enter en je mail is verstuurd.
Ctrl + U: mail op ongelezen zetten
Een mail op ongelezen zetten? Dat kan heel makkelijk: hou de Ctrl-toets ingedrukt en druk op U. Ezelsbruggetje nodig? De U van Unread.
Meer tips.
Hou je van sneltoetsen? In dit artikel hebben we 10 Windows shortcuts voor je uitgelicht waarmee je elke dag veel tijd bespaart. Vind je het soms lastig om in zakelijke teksten de juiste tone of voice te vinden? Als je een mail stuurt is het belangrijk om de juiste toon aan te slaan. Met deze e-mail etiquette tips communiceer je duidelijk om miscommunicatie te voorkomen. En een allerlaatste tip wist je dat Microsoft Teams heel lekker samenwerkt met Microsoft Outlook? Probeer maar eens.
