1. Plan geen afspraken, maar werk je inbox bij
Start rustig op en neem je tijd om je inbox bij te werken. Daar kun je stiekem best een dagje zoet mee zijn, als je ook nog alle activiteiten, gemiste chats en andere taken in MS Teams moet doorlopen. Zorg daarom dat je op je eerste werkdag geen afspraken plant.
2. Gebruik filters in je Teams activity feed
Een prettige manier om door je Teams activity feed heen te werken is het toepassen van filters. Zo kun je zelf prioriteiten stellen in de activiteiten die je wil bijwerken. Je kunt bijvoorbeeld beginnen met gemiste oproepen, daarna mentions, unreads en likes. Bepaal hier zelf je volgorde in. Hoe het werkt?
Selecteer Activiteit om je Activiteit-feed te zien, een samenvatting van alles wat er gebeurd is in de verschillende kanalen die je volgt.
- Selecteer het Filter icoon .
- In het pop-up menu selecteer je welk soort notificaties je wilt zien.
- Selecteer X om de filter te sluiten.
Wil je een specifiekere feed? Ga naar het Feed menu en selecteer Mijn activiteit. Je ziet dan een lijst met alles wat je recent in Teams hebt gedaan.
3. Pin gesprekken die je later voort wil zetten
Misschien was je voor je vakantie in gesprek met iemand en heb je dat nog niet afgerond. Of ontvang je op je eerste dag terug op je werk meteen een boel chats, waar je nu geen tijd voor hebt. Je kunt chats pinnen, zodat ze bovenaan je chatlijst komen te staan. Zo vergeet je ze niet en kun je je gesprekken voortzetten zodra het je uitkomt. Hoe pin je een chat?
Selecteer Chat om de chatlijst te openen. Zoek de naam van het gesprek dat je wilt vastzetten. Vervolgens selecteer je Meer opties *** > Pin. Zo blijft de chat bovenaan je lijst staan.
4. Out of office: vraag lezers om hun bericht als belangrijk of urgent te markeren
Nog zo’n fijne feature in Microsoft Teams: berichten markeren als belangrijk of urgent. Een gemarkeerd bericht herken je door een uitroepteken achter het bericht of in het activiteitenvenster. Tip: wanneer je je out of office aanzet, vraag de lezers dan om hun bericht als urgent of belangrijk te markeren als ze snel een reactie van je willen wanneer je terug bent. Dat helpt jou in het prioriteren van je taken en berichten. Berichten markeren doe je als volgt:
Selecteer Stel afleveropties inonder de box waar je je e-mail opstelt. Selecteer vervolgens Belangrijk of Urgent. Hiermee wordt het woord “BELANGRIJK!” of “URGENT!” aan je bericht toegevoegd. Om dit weer ongedaan te maken, selecteer je Standaard in je afleveropties. Je bericht wordt dan verzonden als een normaal bericht. Goed om te weten: een urgent bericht zorgt ervoor dat de ontvanger (een persoon of groep) iedere twee minuten (20 minuten lang of tot dat het bericht gelezen is) een notificatie ontvangt. Denk er dus goed over na of je bericht urgent is of niet.
5. Nieuwe feature: maak van een chat een taak
Je kunt van één op één chats en chats in een kanaal een taak aanmaken in To Do. Alle taken die je aanmaakt komen op dit lijstje te staan, ook e-mails die je wilt opvolgen, bijvoorbeeld. Zo houd je altijd en overal overzicht op je taken.
Beweeg over een bericht in een chat en klik op de context menuknop. Hier selecteer je Meer acties. Klik op de Taak aanmaken optie, zodat je een dialoogvenster te zien krijgt. Hier stel je een einddatum, prioriteit, of opdracht in. Je kunt ook notities toevoegen. Klik vervolgens op de Taak toevoegen knop. Hierna wordt je taak aangemaakt en kun je deze terugzien in de Task app in Teams of in de Microsoft To Do lijst.
Altijd en overal bereikbaar met Microsoft Teams Telefonie
Microsoft Teams zit vol handige functionaliteiten waardoor je nog efficiënter kan werken. Niet alleen na je vakantie, maar iedere dag. Aan deze functionaliteiten is nu ook de integratie van vaste en mobiele telefonie toegevoegd. Zo creëren we optimale connectiviteit en ben jij altijd en overal bereikbaar. Voor je collega’s, maar ook voor je klanten en leveranciers.