Overal en altijd bereikbaar | zorgeditie.

Altijd bereikbaar voor je cliënten met onze slimme connectiviteitsoplossingen.

Een flexibel bedrijf beweegt makkelijk mee in een wereld die continu verandert. Zeker wanneer er iets onverwachts gebeurt. We hebben recent met elkaar ondervonden hoe belangrijk het is om wendbaar te zijn. Zeker in de zorg. Maar ook dat hybride en plaatsonafhankelijk werken kan. Ook in deze sector. Dat doe je met slimme connectiviteitsoplossingen. In dit e-book vertellen we je er alles over.   

In een tijd waarin bijna iedereen hybride werkt, willen we allemaal goed bereikbaar zijn en blijven. Voor cliënten én voor elkaar. Dat kan met slimme connectiviteitsoplossingen. Zoals (versneld) overstappen naar cloudtelefonie, het verhogen van de bandbreedte om zo zelf VPN-tunnels op te zetten, vast mobiel integraties of extra simkaarten met grotere databundels. Al deze slimme technologieën garanderen de bereikbaarheid van je zorginstelling. We vertellen er graag meer over. In deze 6 cases lees je welke slimme oplossingen we bedachten voor verschillende bedrijven, waaronder een zorginstelling. Oplossingen die verder gaan dan de standaard. Voor zaken waar je zelf wellicht ook mee zit. De voorbeelden laten zien hoe wendbaar en flexibel zorginstellingen en andere bedrijven kunnen zijn. Klaar voor futureproof ondernemen.   

Hoe een zorginstelling bij calamiteiten bereikbaar blijft voor haar medewerkers?

Een grote Nederlandse zorginstelling vroeg Odido te helpen met hun wensen op het gebied van connectiviteit. De zorginstelling biedt jaarlijks voor een langere of kortere periode zorg aan tienduizenden mensen vanuit verschillende locaties. Dit doen ze met een team van vaste medewerkers en vrijwilligers. De belangrijkste wens van de zorginstelling was een goede bereikbaarheid van MT en ICT bij calamiteiten. Ook wanneer deze afdelingen hybride werken.  

Hybride werken gebeurt overal. Ook in de zorg. Maar hoe zorg je er als bedrijf voor dat het MT en ICT-medewerkers bij een calamiteit makkelijk en goed bereikbaar zijn voor medewerkers terwijl ze thuis of ergens anders werken? En hoe doe je dat zonder dat iedereen een lijst krijgt met veel verschillende (mobiele) telefoonnummers? Met een calamiteitendienst. Daarin blijven het MT en de ICT-afdeling bereikbaar voor medewerkers. Ongeacht waar ze werken. 

Gegarandeerde bereikbaarheid

Om de bereikbaarheid van de calamiteiten- dienst te garanderen, werd er gestart met een kleine groep. Uit het MT en de ICT-afdeling werden 5 personen geselecteerd, die bij interne calamiteiten via een vast nummer meteen bereikbaar zijn voor het zorgpersoneel. Wanneer een zorgmedewerker dit vaste nummer belde, ging de telefoon over bij de calamiteitengroep. Voor deze dienst richtte Odido een tijdelijk vast nummer met een keuzemenu in. Binnen het keuzemenu brachten we een prioritering aan, zodat de beller direct bij de juiste persoon uitkwam. Als deze persoon niet beschikbaar was, werd het gesprek automatisch doorgeschakeld naar de volgende persoon uit de calamiteitengroep.

Een slimme cloudtelefonie oplossing.

Nadat we de calamiteitengroep inrichtten op het vaste nummer, activeerden we de doorschakeling en brachten we het personeel op de hoogte. Met deze slimme cloudtelefonieoplossing zijn het MT en de ICT-medewerkers van deze zorginstelling altijd goed bereikbaar. Ook wanneer ze op afstand werken.

Hoe een school altijd bereikbaar blijft.

Medewerkers van een school die thuiswerken. Kan dat? Absoluut. Odido maakte het mogelijk voor het ondersteunend personeel van een mbo-school in Zuid-Holland. Deze mbo-school heeft een fysieke telefooncentrale op locatie, waardoor thuiswerken niet makkelijk was. Dat zit zo: wanneer een medewerker thuiswerkte, schakelde de vaste telefoon automatisch door naar het persoonlijke mobiele nummer van de betreffende medewerker. Als de medewerker niet opnam, kreeg de beller de persoonlijke voicemail van de medewerker te horen. En wanneer iemand vrij was, kreeg de medewerker nog steeds oproepen binnen. Geen wenselijke situatie.  Om toch bereikbaar te blijven waren er veel handmatige werkzaamheden nodig.  

De school vroeg Odido om een oplossing om thuiswerken makkelijker te maken. Dat zorgt voor flexibiliteit voor het ondersteunend personeel, terwijl de school altijd bereikbaar blijft. Onze oplossing? Het inrichten van callcenters/belgroepen. 

Altijd bereikbaar met cloud telefonie.

Met een van de cloudoplossingen van Odido is het personeel van de school nu altijd goed bereikbaar. Telefoonverkeer dat eerder via de fysieke telefooncentrale liep, sturen we nu direct naar de cloudcentrale. Er zijn 9 callcenters/belgroepen ingericht met in totaal 50 gebruikers. De medewerkers binnen deze groepen werken nu thuis op hun mobiel, pc of laptop alsof ze op kantoor zijn. Ze kunnen in- en uitloggen, waardoor ze onderling kunnen zien welke collega’s aanwezig zijn. Is er iemand in gesprek, dan wordt de telefoon automatisch doorgeschakeld naar een andere collega. Zo krijgt de beller altijd iemand aan de lijn.

Afscheid van de fysieke telefooncentrale.

Bellen via de cloud is een mooi voorbeeld van slimme digitalisering. Dankzij VoIP-technologie heb je geen fysieke telefooncentrale meer nodig. Zo bespaar je kantoorruimte en maak je het voor je medewerkers mogelijk om op afstand te werken. De overstap beviel de mbo-school zo goed dat bij de opening van hun nieuwe locatie geen fysieke telefooncentrale werd geïmplementeerd, maar dat direct werd gestart met Business Essential van Odido.

Als gemeente altijd bereikbaar zijn voor de burger, ook als bijna alle ambtenaren hybride werken.

Elke Nederlandse gemeente heeft een klantcontactcenter waar inwoners met vragen naartoe kunnen bellen. Het telefoonnummer van het klantcontactcenter is altijd 014, het gemeentenummer, gevolgd door het netnummer van de gemeente. Dit nummer is hetzelfde voor alle plaatsen die bij de gemeente horen. Als een inwoner naar de gemeente belt, moet hij daarom de plaats (de stad of het dorp) waar hij voor belt inspreken. Speciale spraakherkenningssoftware zorgt er vervolgens voor dat de beller bij de juiste plaats terecht komt.

Odido heeft voor een van de grotere gemeenten in Nederland een nieuwe telefonieomgeving ingericht. Daarin moest niet alleen de spraaksoftware worden geïntegreerd, ambtenaren moesten ook de mogelijkheid krijgen om plaatsonafhankelijk te kunnen werken. Om dit mogelijk te maken werd een omnichannel klantcontactcenter ingericht.

Routeren op basis van spraak.

Als een burger de gemeente belt, vraagt de spraakherkenningssoftware als eerste voor welke plaats er wordt gebeld. Daarna vraagt het systeem om in één woord aan te geven met welke reden iemand belt. De wens van de gemeente was dat de medewerker die het telefoongesprek aanneemt, het ingesproken woord moet kunnen zien. Zo weet de medewerker in 1 oogopslag hoe hij of zij het gesprek moet routeren (doorverwijzen). Een complexe uitvraag waarvoor de gemeente Odido vroeg een oplossing te bedenken.

Doorschakelen van een vast naar een mobiel nummer.

Maar er was nog een uitdaging. Op kantoor werkten medewerkers met een vaste telefoon. Om plaatsonafhankelijk te kunnen werken, moesten alle gesprekken doorgeschakeld worden naar mobiele telefoons. Dit is niet moeilijk, maar brengt wel kosten met zich mee. Het instellen van de doorschakeling is dan wel gratis, maar voor het gesprek dat wordt gevoerd van de vaste naar de mobiele telefoon waarnaar is doorgeschakeld moeten wel gesprekskosten worden betaald.

Afstappen van vaste telefonie.

Omdat het mobiele bellen zo goed beviel besloot de gemeente volledig van de vaste telefonie af te stappen. Odido implementeerde een nieuw telefoniesysteem, waarbij geen gebruik meer wordt gemaakt van vaste telefoons. In plaats daarvan werd gekozen voor een vast en mobiel integratie. Hierbij verplaats je je telefooncentrale naar de cloud, bellen de vaste toestellen via VoIP en de mobiele telefoons met het vaste nummer over het netwerk van Odido.

Voorkeuren in eigen beheer.

Voorafgaand aan de implementatie van cloudtelefonie had de gemeente veel werk aan het verwerken van bereikbaarheidsvoorkeuren van medewerkers in het telefoniesysteem. Zo moest er per medewerker handmatig worden geregistreerd of iemand parttime werkt of bijvoorbeeld met vakantie is. In het cloudsysteem ligt deze verantwoordelijkheid bij de medewerker. Via een app stellen medewerkers zelf hun beschikbaarheid in. Wel met een controlesysteem: als iemand een fout maakt of als er iets verkeerd gaat in de doorschakeling, ziet de eindbeheerder van de cloudcentrale dat terug in de rapportages.

Een futureproof klantcontactcenter.

De gemeente is overgegaan op een webbased klantcontactcenter; een futureproof oplossing. Dankzij slimme software kunnen bellers snel worden doorverbonden naar de juiste medewerker van de eerste of tweede lijn. Van elke beller maakt het systeem een klantkaart waarop je ziet hoe vaak iemand belt en waarom. Zo speel je in op wat er aan de hand is. Een ontevreden beller wordt bijvoorbeeld gerouteerd naar een speciaal getrainde klantcontactcentermedewerker die daar beter mee om weet te gaan dan een ongetrainde collega. De gemeente neemt hiermee een grote stap in digitalisering en maakt een verbeterslag in efficiëntie en klantvriendelijkheid.

Een goede verbinding voor je hybride werkers is van belang: ook voor deze branchevereniging.

Collega’s die hybride werken optimaal faciliteren én verbinden. Dat kan een behoorlijke uitdaging zijn. Zelfs voor een branchevereniging. Normaal gesproken richten zij zich op moderne connectiviteitstechnieken om ondernemers te verbinden. En intern hebben ze cloudcommunicatie volledig omarmd. Maar de wens van medewerkers om meer thuis te kunnen werken, bracht nieuwe uitdagingen met zich mee.

Eigen VPN-verbinding om hybride te werken.

Om voor alle medewerkers een goede thuiswerklocatie met voldoende snelheid te creëren, bouwde de branchevereniging in samenwerking met een IT-partner een VPN-tunnel. De vereniging maakt gebruik van internet van Odido. De bandbreedte werd op 2 locaties door ons vergroot. Vervolgens heeft de IT-partner een virtuele tunnel over de internetverbinding gebouwd. Zo kregen de medewerkers van de branchevereniging hun eigen VPN-verbinding waarmee ze thuis of ergens anders net zo makkelijk kunnen werken als op kantoor. Omdat ze nu op afstand toegang hebben tot alle mappen en bestanden waar ze eerder alleen op kantoor bij konden.

Vergroot je bandbreedte.

Wanneer je een VPN-tunnel bouwt is het meestal noodzakelijk om je bandbreedte te vergroten. De capaciteit is vaak niet meer toereikend, waardoor vertraging ontstaat. Medewerkers die thuis of ergens anders werken moeten dan lang wachten om bestanden te laden. Of kunnen door het lange wachten op een gegeven moment helemaal niet meer bij bestanden komen. Ook beeldbellen kost flink veel data. Het wegvallen van gesprekken kan een gevolg van te weinig bandbreedte zijn.

Zo vangt Odido piekbelasting op.

Bij een uitvraag naar meer bandbreedte reserveert Odido direct een bepaalde bandbreedte, waarmee rekening wordt gehouden binnen onze infrastructuur. Op de glasvezelring wordt een interne haalbaarheidscheck gedaan. Als daaruit blijkt dat er teveel klanten zijn aangesloten, spelen we daar op in door proactief de hardware of glasvezelring aan te passen. Zo is Odido altijd in staat om piekbelastingen op te vangen, zonder dat iemand er hinder van ondervindt.

Toenemende vraag naar vergroten van bandbreedte.

Bij Odido krijgen we steeds vaker het verzoek om bandbreedte te vergroten. Hoge bandbreedtes zijn niet nieuw; we digitaliseren steeds meer en delen steeds grotere bestanden. Maar doordat steeds meer mensen plaatsonafhankelijk werken, vindt er een verandering plaats en is er een verplaatsing van data. Om ervoor te zorgen dat het thuisnetwerk of het netwerk op een andere remote werkplek dan niet uitvalt, moet er enorm veel ruimte worden vrij gemaakt.

Futureproof oplossing

De vereniging gebruikt nu de vergrote bandbreedte. Mocht er nog meer ruimte nodig blijken te zijn, dan upgraden ze makkelijk tot aan een GB up- en downloadsnelheid. Een futureproof oplossing die mee kan groeien met de databehoefte van de vereniging. Zoek je eenzelfde soort oplossing, maar heb je bijvoorbeeld niet de kennis in huis om zelf een VPN op te zetten? Laat Odido dit voor je doen. We staan voor je klaar.

Deze strandtent was binnen een week weer up and running dankzij hogere bandbreedte.

Odido kreeg van een strandtent de vraag om de radiostraalverbinding snel te verhogen, zodat ze helemaal klaar zouden zijn voor het aankomende zomerseizoen.

Veel Nederlandse bedrijven zijn gevestigd op bijzondere plekken of opereren in de openlucht. Bijvoorbeeld in de duinen of op het strand. Als het gaat om een beschermde locatie of een beschermd natuurgebied, mag hier meestal niet gegraven worden om een glasvezelverbinding aan te leggen. Bedrijven zijn afhankelijk van de internetverbinding die wél mogelijk is. Om gasten de services te kunnen verlenen die ze gewend zijn, zoals betalen met je telefoon of via een mobiele pinautomaat, moet een slimme connectiviteitsoplossing worden bedacht. Zo ook voor een populaire strandtent aan de Nederlandse kust. Voor hen verhoogde Odido hun bestaande radiostraalverbinding. Zo konden ze gasten Wi-Fi bieden, Spotify lijsten streamen en gasten laten betalen met mobiele pin.

Binnen een week weer up and running.

De strandtent had een radiostraalverbinding met een lage snelheid van 10 MB. Meer dan voldoende in het laagseizoen. Maar met een heropening en een drukke zomer in aantocht, was een hogere bandbreedte en internetsnelheid nodig. Odido schakelde snel. Binnen een week had de strandtent voldoende snelheid om de piekmomenten opvangen. Vanwege hun seizoensgebonden werk, mag deze strandtent hun bandbreedte op- en afschalen wanneer nodig. Een duurzame oplossing.

Hoe dit videocontentbureau gelijk inspeelt op veranderingen in consumentengedrag.

Dit videocontentbureau is gespecialiseerd in muziek, sport en merkcommunicatie. Het maakt en distribueert content van live-event uitzendingen van veel verschillende events. Het bureau nam al een dataverbinding bij Odido af, maar doordat mensen steeds meer online video’s kijken, was er meer bandbreedte nodig.

Het bureau kreeg steeds meer opdrachten van producers en bedrijven om videocontent te maken. En investeerden ook zelf in meer en meer digitale content. DJ’s werden bijvoorbeeld op unieke locaties gefilmd door een professionele filmploeg met 4K-camera’s. De zware videobestanden worden lokaal opgeslagen, zodat ze snel kunnen worden gedeeld via bekende kanalen zoals YouTube. Om dit te soepel te laten verlopen, zorgde Odido ervoor dat het mediabedrijf snel kon overschakelen naar de zwaarste verbindingen.

Voorbij de standaardoplossing: de 6 cases kort samengevat.

Deze 6 cases laten zien dat Odido verder denkt dan de standaardoplossing. We denken met je mee en zoeken samen naar een duurzame totaaloplossing die past bij je bedrijf. Zodat je klaar bent voor de toekomst. We vatten de cases nog even kort voor je samen.

1. Zorginstelling: ook bij calamiteiten goed bereikbaar.

Hybride werken gebeurt overal. Ook in de zorg. Om de bereikbaarheid van het MT en de ICT-afdeling te garanderen bij calamiteiten, richtte Odido een calamiteitengroep in. Zorgmedewerkers die naar deze groep bellen geven via een keuzemenu aan wie zij willen spreken. Als die persoon niet beschikbaar is, wordt de medewerker automatisch doorgeschakeld naar een andere collega met dezelfde functie. Zo zijn het MT en de ICT-medewerkers van de zorginstelling altijd goed berikbaar. Ook wanneer ze op afstand werken. Daarnaast zorgt het organisatiebreed uitrollen van Microsoft Teams voor betere interne communicatie.

2. Onderwijs: hoe een school altijd bereikbaar blijft.

Medewerkers van een school die thuiswerken? Odido maakte het mogelijk. Deze mbo-school stapte over van een fysieke telefooncentrale naar een telefooncentrale in de cloud. Dat zorgt voor flexibiliteit voor het ondersteunend personeel, terwijl de school altijd bereikbaar blijft. Medewerkers geven zelf hun beschikbaarheid aan, gesprekken worden automatisch doorgeschakeld naar een collega als iemand niet kan opnemen én de school heeft meer inzicht in het totaal aantal afgehandelde gesprekken. Bellers krijgen een keuzemenu, zodat ze gelijk bij de juiste persoon uitkomen.

3. Overheid: als gemeente altijd bereikbaar zijn voor burgers.

Voor een van de grotere gemeenten in Nederland richtte Odido een nieuwe telefonieomgeving in. Met geïntegreerde spraaksoftware en een omnichannel klantcontactcenter. Zodat burgers direct bij de juiste persoon terechtkomen en medewerkers van de gemeente hybride kunnen werken. Dankzij slimme software worden bellers snel doorverbonden naar de juiste medewerker van de eerste of tweede lijn. De betreffende medewerker krijgt een klantkaart van de beller te zien waarop staat hoe vaak iemand belt en waarom. Zo spelen medewerkers in op wat er aan de hand is. Een grote stap in digitalisering en een verbeterslag in efficiëntie en klantvriendelijkheid.

4. Branchevereniging: een goede verbinding voor thuiswerkers.

Deze branchevereniging wilde voor al haar medewerkers een goede thuiswerklocatie met voldoende snelheid creëren. Daarom werd in samenwerking met een IT-partner een VPN-tunnel gebouwd. Odido verhoogde de bandbreedte op 2 locaties en vervolgens heeft de IT-partner een virtuele tunnel over de internetverbinding gebouwd. Zo kregen de medewerkers van de branchevereniging hun eigen VPN-verbinding waarmee ze thuis of ergens anders net zo makkelijk kunnen werken als op kantoor. De VPN is extra goed beveiligd en Odido zorgt ervoor dat er altijd voldoende bandbreedte beschikbaar is voor de branchevereniging. Ook bij piekbelasting.

5. Strandtent: snel up-and-running met hogere bandbreedte.

Om snel klaar te zijn voor het aankomende zomerseizoen, verhoogde Odido de radiostraalverbinding van deze strandtent. Op het strand is geen glasvezel mogelijk. Hier ben je afhankelijk van een radiostraalverbinding. Daarmee kan je gasten Wi-Fi bieden, Spotify lijsten streamen en gasten laten betalen met mobiele pin. Het werk in een strandtent is seizoensgebonden. Daarom is niet altijd een verbinding met een hoge snelheid nodig. De strandtent mag hun bandbreedte daarom op- en afschalen wanneer nodig. Een duurzame oplossing.

6. Videocontentbureau: inspelen op consumentengedrag.

Doordat mensen steeds meer online video’s kijken, kreeg dit videocontentbureau steeds meer opdrachten van producers en bedrijven. Omdat er meer videocontent gemaakt en opgeslagen werd, was er meer bandbreedte nodig. DJ’s werden bijvoorbeeld op unieke locaties gefilmd door een professionele filmploeg met 4K-camera’s. De zware videobestanden worden lokaal opgeslagen, zodat ze snel kunnen worden gedeeld via bekende kanalen zoals YouTube. Om dit soepel te laten verlopen, zorgde Odido ervoor dat het mediabedrijf snel kon overschakelen naar de zwaarste verbindingen.

Slimme connectiviteitsoplossingen op maat.

Connectiviteit is noodzakelijk voor de continuïteit van je zorginstelling. Deze cases laten zien dat, voor welke uitdaging je ook staat, Odido snel kan schakelen. We leveren maatwerk en kijken altijd naar de oplossing die bij je past. Want de ene zorginstelling is de andere niet. Ben je ook op zoek naar een duurzame totaaloplossing? Helpen we je mee. Samen zorgen we ervoor dat je instelling klaar is voor de toekomst. Een toekomst waarin een hoogwaardige ervaring voor cliënten en collega’s kan worden geleverd en waarin iedereen altijd en overal bereikbaar is.

Beeld: Odido