Productiviteit

Met deze hilarische tips wil columnist Japke-d. Bouma online vergaderen leuker maken.

Online vergaderen, videocalls en digitale stand-ups: voor de 1 een geschenk uit de hemel. Voor de ander een slechte vervanging van een écht, fysiek overleg. Toegegeven, dat digitale, 3 uur durende directeurenoverleg kan misschien wat spannender. Maar, we staan nog maar aan het begin van de digitale revolutie. Online vergaderen kan nog alle kanten opgaan. Welke kant? Dat is nog onduidelijk, maar columnist Japke-d. Bouma maakt in haar boek Ik kan nu niet bellen, want ik zit in een call alvast een leuke voorzet.

Clock 4 min

Founders_Japke_d_Bouma_online_vergaderen_2-webIn het hilarische Ik kan nu niet bellen, want ik zit in een call laat Japke-d zien hoe we overleven in deze spannende, moderne tijd van hybride werken en de nieuwe omgangsvormen die hierbij horen. De wereld is veranderd, maar de kennis van Japke-d sleept ons er gelukkig doorheen. Zo komt ze, in samenwerking met haar Twitter volgers, op 12 hilarische ideeën om online vergaderen leuker te maken. Het hoofdstuk Online vergaderen? Dat kan zoveel beter gaat hierover en lees je hieronder. Benieuwd naar het hele boek? Lees dan onderaan dit artikel hoe je dit boek bestelt.

Online vergaderen? Dat kan zoveel beter.

Ik schreef ooit dat ik wel een knop zou willen in Teams of Zoom die mensen kleiner maakt hoe langer aan het woord zijn. Om al die vervelende, lange sessies wat te prettiger te maken. Die knop is er nu. Ontwikkelaars Maarten Witteman, Jaro van der Heijden en Siebe Vander Henst van DPG Media lieten me laatst weten dat ze de knop hebben gebouwd en dat hij werkt, zo lieten ze zien op LinkedIn. Vooralsnog alleen in Google Meet, maar het werkt vast ook snel op andere platforms.

Dat is toch te leuk? Speciaal voor mij. Dit kantoorpaard knapte bijna uit elkaar van trots. Maar ik werd ook overmoedig. Want als dit al mogelijk is, dan zijn er vast nog veel meer nuttige functies te ontwikkelen. Toen ik ernaar vroeg op Twitter bleken jullie nog een hoop wensen te hebben hoe online vergaderen beter kan. Zoveel, dat ik dacht: ik zet ze even op een rij. Komen ze, ontwikkelaars. Er is nog een hoop voor jullie te doen.

  1. Die nieuwe knop kan nog wel wat beter. Dat je niet langzaam uit beeld verdwijnt als je veel praat, maar acuut als je onzin verkoopt. Dat enthousiaste sprekers steeds groter worden. Of dat je stem steeds hoger wordt of zachter – hoe meer onzin je praat.
  2. Maak ook een jargonknop. ‘Waarmee automatisch een bullshitbingo start die de winnaar slingers, ballonnen en een vrijstelling geeft voor de rest van de meeting’, schreef een lezer. Of eentje die juist 220 volt door de muizen jaagt van mensen die ‘borgen, onboarding en content’ zeggen, schreef een ander. ‘Ik wil daar grif voor betalen.’
  3. Maak een tijdstrafknop. Die vooraf instelt hoeveel minuten iemand mag praten en het volume uitdraait voor wie eroverheen gaat. Die iedereen een bonus uitbetaalt als een vergadering eerder is afgelopen. Die je neus langer maakt als je liegt. Of beter nog: een flushknop waarmee je iedereen die uit z’n nek kletst zonder poespas uit de vergadering kan gooien zoals de rode stoel in de talkshow van BBC-presentator Graham Norton.
  4. Maak een knop voor een daverend applaus. Die je kan aanzetten als je het met iemand eens bent, maar ook om een overenthousiaste spreker de mond mee te snoeren.
  5. Of een dodemansknop. Waarop je eens in de 5 minuten moet drukken om te laten zien dat je nog meedoet. Doe je dat niet, en ben je een wasje aan het draaien, fruit aan het pureren, nagels aan het knippen, de hond aan het kammen of de vaatwasser aan het uitruimen, dan word je eruit gegooid. ‘Of je camera wordt ingeschakeld, in het geval van mijn slaperige leerlingen’, schreef een docent. Prima idee.
  6. Professionele regie lijkt me zelf ook heel fijn. Dat een vergadering meer als een sportwedstrijd in beeld wordt gebracht. Met nagelbijters, rondetijden, zielsblije mensen en teleurgestelde gezichten op de juiste momenten, zodat iedereen geboeid blijft kijken, hoe saai de sporters ook zijn.
  7. Ook mooi: een knop waarmee, als iedereen er tegelijk op drukt, de vergadering automatisch stopt. Reken maar dat je collega’s er dan de vaart in houden.
  8. Of een knop waarmee je zelf kan bepalen wie je in beeld ziet. In plaats van de mensen die aan het woord zijn. Ik wil sowieso een knop die collega’s met katten en honden groter maakt.
  9. Een offline modus waarmee leidinggevenden onschadelijk gemaakt worden lijkt mij ook heel handig. Waarmee je manager denkt dat iedereen meedoet, terwijl in werkelijkheid alle collega’s ongestoord hun eigen werk afmaken.
  10. Verder kwamen nog de fast-forwardknop voorbij waarmee saaie stukken kunnen worden doorgespoeld, een knop waarmee je je stem kunt veranderen in die van George Clooney of Scarlett Johansson, en, dat vond ik zelf een gouden idee: een beoordelingsknop waarmee je na een vergadering kan laten weten hoe waardevol deze bijeenkomst voor jou was. ‘Managers met een 8 of hoger krijgen opslag, managers met een 5 of minder moeten verplicht op cursus’, schreef een lezer. Briljant.
  11. Maar de meeste verzoeken kwamen (uiteraard) voor een automatische muteknop. Die mensen die gelijktijdig beginnen te praten automatisch op stil zet. Die mensen op stil zet die iets zeggen wat al 100 keer gezegd is. Voor parkieten, blaffende honden, (amateur)bouwvakkers, koffiezetapparaten, of eigenlijk voor alle omgevings- geluiden.
  12. Toch was de échte winnaar wat mij betreft de vergadersoftware die zo is gebouwd dat hij het zomaar ineens, onaangekondigd, een hele week niet doet. Ik zou zeggen: kom maar door, ontwikkelaars. Wie maakt ons blij? Deze kantooramazone kan nog veel trotser.

 Ik kan nu niet bellen, want ik zit in een call.

Werk je thuis, of op kantoor, of allebei? Hoe krijg je als manager iedereen mee? Wat doe je met mensen die niet meer terug willen naar kantoor? En wat doe je met mensen die juist heel graag terug willen, maar niet elke dag mogen? Maar ook: hoe benader je je collega’s? Hoe geef je complimenten? Wat zijn de beste tips om van nutteloze vergaderingen af te komen? En wat zijn de gênantste blunders tijdens het zoomen? Voor iedereen die zo een call in moet, een leidinggevende tevreden probeert te houden of te maken heeft met product owners, vergadertijgers en statusgevoelige CEO’s: de expertise van Japke-d en haar boek Ik kan nu niet bellen, want ik zit in een call slepen ons er gelukkig op hilarische wijze doorheen.

Beeld: Charlotte van Egmond