PowerPoint live
PowerPoint live maakt het mogelijk om een PowerPoint presentatie direct te delen in een vergadering. Je hoeft dus niet langer je scherm te delen met daarop je presentatie. Als host van de presentatie krijg je een privé presenter view waarin je de huidige slide kunt zien, maar ook de bijbehorende notities, de komende slides en de andere deelnemers. Oftewel; een fijn overzicht wat je helpt om een vloeiend verhaal te vertellen en zelfverzekerd over te komen. Ook voor de andere deelnemers heeft PowerPoint live voordelen. Zo kunnen zij zelf door de slides heen navigeren om bijvoorbeeld snel nog even terug te kijken – mits dit niet is uitgeschakeld door degene die presenteert – of de slides vertalen in maar liefst 19 beschikbare talen.
Cameo
Het blijft moeilijk om interactie aan te gaan met je publiek tijdens een online presentatie. Je kent het wel: je deelt je scherm, maar bent daardoor zelf niet meer zichtbaar. Je publiek heeft geen gezicht meer bij de stem. De Cameo-functie biedt de oplossing. Met deze functie kun je namelijk het beeld van je webcam rechtstreeks in je PowerPoint presentatie integreren. Gebruik de design suggesties van PowerPoint of bepaal zelf waar en hoe groot je het webcambeeld op de slides wilt plaatsen.
Speaker coach
Deze functie is eigenlijk precies wat je van de naam verwacht. Speaker coach voorziet je namelijk van feedback om je presentatie te verbeteren en helpt je zelfverzekerd over te komen tijdens het spreken. Wanneer je deze functie aanzet luistert de ‘coach’ mee middels artificial intelligence. Waar nodig krijg je live tips die alleen zichtbaar zijn voor jou. Je kunt deze functie aanzetten als host maar ook als deelnemer van de meeting, er komen tenslotte vaak meerdere mensen aan het woord. De live feedback van Speaker coach is gebaseerd op wat het programma hoort en kan gaan over de volgende onderwerpen:
- Herhaald taalgebruik: Het is menselijk om – zonder dat je het doorhebt – vaak dezelfde woorden of zinnen te gebruiken, maar voor je publiek kan dit storend zijn. Speaker coach helpt je herhalende woorden of zinnen te herkennen zodat je erop kunt letten en ze kunt vermijden.
- Stopwoorden: Ehm, dus, nou ja; een paar beruchte stopwoordjes die je ongetwijfeld kent en misschien ook wel zelf gebruikt. Wanneer je teveel stopwoordjes gebruikt komt je presentatie minder zelfverzekerd over. En dat komt de boodschap niet ten goede. Speaker coach helpt om je bewust te worden van je stopwoorden, zodat je het gebruik ervan kunt afbouwen.
- Tempo: Te snel of te langzaam spreken heeft effect op de mate waarin je publiek jouw boodschap begrijpt en onthoudt. Speaker coach geeft een melding wanneer het tijd is om even te stoppen en adem te halen.
- Inclusiviteit: Ook inhoudelijk biedt speaker coach ondersteuning, door aan te geven wanneer je iets zegt wat vanuit cultureel perspectief als beledigend of ongepast opgevat kan worden.
- Intonatie: Saai he, een monotoon verhaal. Houd de aandacht van je publiek vast door belangrijke zinnen en woorden te benadrukken met de toon en het volume van je stem. Speaker coach is er wanneer je dit eventjes vergeet.
- Monoloog: Tijdens een online vergadering kan het lastig zijn om in te schatten of je publiek nog actief luistert. Speaker coach geeft het aan wanneer je te lang aan het woord bent zonder interactie met de andere deelnemers. Tijd om even te vragen hoe het met ze gaat.
- Tegelijk spreken: Wanneer een andere deelnemer tijdens je presentatie probeert te spreken signaleert Speaker coach wie dat is. Zo kun je eventjes wachten en horen wat een ander te zeggen heeft.
Recording Studio
De bovengenoemde tips voor Powerpoint in Teams maken live presentaties beter en makkelijker. Maar Microsoft gaat nog een stapje verder. Met de nieuwe Recording Studio kun je een presentatie namelijk ook van tevoren opnemen. Zo kun jij je verhaal zo compleet mogelijk vertellen, zelfs wanneer je niet bij de online vergadering kunt zijn. Op het moment van opnemen zie jij de presenter view met je notities en tools die je tijdens een live presentatie ook zou zien. Je publiek ziet dit niet. De opname legt namelijk alleen vast wat je publiek zou zien wanneer de presentatie live zou plaatsvinden. Deze tool is handig om te oefenen met presenteren, maar zorgt er vooral voor dat je op ieder moment je verhaal optimaal kunt vertellen. En dat komt goed van pas in dit tijdperk van flexibel werken.