Productiviteit

5 Microsoft PowerPoint tips van expert Thijs Honselaar.

PowerPoint, Photoshop, Microsoft Teams: haal jij alles uit je software? In deze rubriek laten we specialisten op het gebied van bekende softwareprogramma’s aan het woord. Ze geven je handige tips om meer uit je software te halen. We spraken PowerPoint-kenner Thijs Honselaar. Hij vertelt over de vele mogelijkheden van deze ontwerpsoftware.

Clock 4 min

PowerPoint, je hebt er vast weleens mee gewerkt. Het softwarepakket van Microsoft Office is de laatste jaren erg uitgebreid met verschillende functies. Naast het invoegen van tekst, afbeeldingen en 3D-modellen is er nog veel meer mogelijk. Thijs is eigenaar van Article 36, een bedrijf in Jakarta, Indonesië. Zij helpen bedrijven in Nederland en België met het ontwerpen van professionele PowerPointpresentaties en -ontwerpen. Article 36 werkt met Indonesische topontwerpers, die de beste kwaliteit leveren tegen heel betaalbare prijzen.

Tools voor ondernemers

2024-0007_ODD_E-Book_Tools voor ondernemers_visuals_Vooraanzicht_1200x627_BM_v1

Tips en tricks om slimmer te werken.

Lees direct
Visueel aantrekkelijke presentaties.

Article 36 richt zich voornamelijk op PowerPointpresentaties en -ontwerpen. Bedrijven stoppen veel tijd, geld en moeite in hun website of advertenties. Maar als ze hun bedrijf of dienst bij een klant moeten presenteren, is een PowerPointpresentatie bijzaak. ‘En dat is zonde!’, zegt Thijs. ‘Onze klanten geven veel bedrijfspresentaties, die we voor hen ontwerpen. Zij leveren alle content aan en wij maken daar dan een visueel aantrekkelijke presentatie van. Maar we helpen ook bij het bedenken van de juiste content.’

De eerste indruk telt, en dat kan met een slechte presentatie direct verknald zijn. Article 36 maakt naast standaard PowerPointpresentaties ook geavanceerde presentaties. De video hieronder laat zien hoe zo’n presentatie eruitziet:

Geavanceerde presentaties voor een goede eerste indruk.

De standaard presentatie met alleen beeld en tekst is verleden tijd en de wens naar modernere bedrijfspresentaties groeit. Mensen en bedrijven willen meer spektakel, zeker nu persoonlijk contact lastiger is. Doordat alles zich naar de online wereld verplaatst en veel presentaties nu ook digitaal, worden gegeven, speelt het visuele aspect een grote rol. ‘Het is tegenwoordig lastig om bedrijven fysiek te ontmoeten. Gesprekken vinden online plaats, dus ook de eerste indruk’, vertelt Thijs. Nieuwe mogelijkheden binnen PowerPoint zoals automatisering en kunstmatige intelligentie zijn nog niet perfect, maar worden beter. Om je PowerPointpresentatie nét wat beter te maken, heeft Thijs 5 tips:

Tip 1: stockfoto’s toevoegen.

De eerste tip – en ook meteen de beste – volgens Thijs, is het gebruik van stockfoto’s. Op internet vind je veel gratis stockfoto’s, die ook zakelijk te gebruiken zijn. 1 van deze aanbieders is Pexels. Zij hebben een handige functie in PowerPoint waarmee je makkelijk foto’s aan je presentatie toevoegt. Deze add-in installeer je door te kiezen voor: Invoegen > Invoegtoepassingen downloaden > In zoekbalk Pexels intypen > Klik op Toevoegen. Foto’s via de browser zoeken is dus verleden tijd. Met 1 klik heb je toegang tot de database en voeg je de gewenste foto toe aan je slide.

Tip 2: dia-formaat aanpassen.

PowerPoint is niet alleen geschikt voor het maken van presentaties. Je kan er veel meer mee. Bijvoorbeeld ontwerpen voor offertes en social media content maken. Daarvoor is het handig als je het dia-formaat kan aanpassen. Ga naar: Ontwerpen > Diagrootte > Aangepaste diagrootte. Hier kies je de gewenste afmeting van de dia. Content voor LinkedIn, websitebanners of offertes op A4-formaat maak je makkelijk met deze instelling. De functie is ook geschikt voor het maken van Instagram Stories. Geef de slide het juiste formaat, voeg animaties toe, laat teksten op bepaalde momenten inspringen en exporteer de presentatie als video. Hier meer over bij tip 3.

Tip 3: presentaties animeren (en exporteren als video).

Met de functie Overgangen zorg je voor beweging tussen twee dia’s. Zo lopen dia’s soepel in elkaar over, zonder het schokkende-effect van doorklikken. Met de functie Animaties animeer je bepaalde componenten op een slide en zorg je voor een bewegend-effect tussen verschillende vormen op dezelfde slide. Laat objecten bijvoorbeeld invliegen of werk met vertragingen tussen animaties. De geanimeerde presentatie kan je uiteindelijk exporteren als video en inzetten als story voor Instagram of LinkedIn. Ga naar: Bestand > Exporteren > Een video maken. Hier bepaal je hoeveel tijd er tussen dia’s zit.

Tip 4: vloeiende overgang met Morphing.

Met de Morphing-overgang zorg je voor een vloeiende overgang tussen objecten op verschillende dia’s. Je verplaatst een object van slide A naar B, zonder dat deze verspringt. Op deze manier laat je je presentatie leven. Om de Morphing-overgang goed te gebruiken heb je tenminste 2 dia’s nodig met minstens 1 gemeenschappelijk object. De makkelijkste manier is om de dia te kopiëren en het object op de tweede dia naar een andere plek te verplaatsen. Je kan ook het object van de eerste dia kopiëren en aan de volgende dia toevoegen. Pas op beide slides de Morphing-functie toe. Een uitgebreide uitleg over deze functie vind je onder de Meer informatie-knop, als je met je muis over de Morphing-functie beweegt.

Tip 5: hyperlinks toevoegen.

Je maakt je presentatie makkelijk interactief met hyperlinks. Het mooie aan een moderne presentatie met hyperlinks is dat deze bijna niet te onderscheiden is van een website. Het doorklikken naar pagina’s kan met PowerPoint ook. Door hyperlinks toe te voegen, ga je bijvoorbeeld van slide 3 naar slide 6 en weer terug. Klik eerst op het object waaraan je de link wil toevoegen. Klik dan op: Invoegen > Actie > Hyperlink. Het handigst is als je werkt met een menustructuur in je presentatie. Je voegt als het ware een link toe aan een object. Zo wissel je makkelijk van de ene naar de andere slide. Volgens Thijs is een interactieve presentatie in feite een offline website. Je hebt hiervoor wel een touchscreen of een presentatieklikker nodig.

Zo zien al die toegepaste tips er in presentatievorm uit:

Bonustip: landkaarten invoegen.

Deze tip is extra handig voor personen die veel met kaarten werken. Door te kiezen voor: Invoegen > Grafiek > Kaart voeg je een (wereld)kaart toe aan je presentatie. Ja kan kiezen tussen lokale en globale kaarten. Ook maak je makkelijk een heatmap met deze functie. De kaart past zich automatisch aan, op basis van de gegevens die je invult. Werkt ook goed met provincies.

Thijs sluit af met een laatste advies: ‘Presenteer je online? Wees dan zuinig met geavanceerde animaties. Zeker als je via Teams presenteert. Ingevlogen visuals en animaties kunnen gaan haperen. Als een klant aangeeft dat zij de presentatie online gaan delen, houden we daar rekening mee. Verder: experimenteer er lekker op los. Als je ontdekt wat PowerPoint allemaal kan, gaat er een wereld voor je open.’

Meer tips en tricks.

We hopen dat je met bovenstaande tips meer uit PowerPoint haalt. We hebben ook tips voor onder andere Gmail, Microsoft Teams, Outlook en Onedrive/Sharepoint.

2024-0007_ODD_E-Book_Tools voor ondernemers_visuals_Vooraanzicht_1200x627_BM_v1

Tools voor ondernemers

Tips en tricks om slimmer te werken.

Lees direct
Beeld: Odido