Urenregistratie: wat, hoe en waarom? 

Je uren bijhouden als ondernemer. Niet altijd leuk, wel nodig. In dit blog vertellen we je alles over urenregistratie. Waarom is het precies nodig en welke handige manieren zijn er?

Wat is urenregistratie? 

Als ondernemer moet je bijhouden hoeveel uur je zakelijk werkt. Voor de belastingdienst, maar ook voor jezelf. Zo zie je precies hoeveel tijd je besteedt aan welke bedrijfsactiviteit. 

Dit zijn de hoogste freelance uurtarieven van Nederland

Waarom is een goede urenregistratie belangrijk?

Een goede urenregistratie is in de eerste plaats belangrijk voor jezelf. Zo weet je of je bijvoorbeeld nog ruimte over hebt voor nieuwe klanten of projecten. En je kan je uurtarief of projectprijs beter bepalen. Ook zijn er belastingvoordelen voor ondernemers, zoals de startersaftrek en zelfstandigenaftrek. Deze kan je alleen krijgen bij een bepaald aantal uren per jaar.

Hoe werkt het urencriterium?

Om gebruik te kunnen maken van de startersaftrek en zelfstandigenaftrek, moet je per jaar minimaal 1225 uur aan je bedrijf besteden. Dat zijn niet alleen uren die je werkt voor opdrachtgevers, maar ook alle uren ernaast. Zoals de uren die je besteedt aan je administratie, het uitwerken van plannen en je reistijd. 

Hoe hou je je urenregistratie bij?

Er zijn verschillende manieren om je uren bij te houden. In bijvoorbeeld Excel of met speciale software of apps. Werken met een app of slimme software is handig, want dat scheelt je een hoop tijd. En het vermindert de kans op fouten. 

4 handige urenregistratie apps.

De beste urenregistratie apps hebben vaak handige functies, zoals het maken van rapporten, het instellen van herinneringen en het synchroniseren met andere tools. Met deze handige functionaliteiten kan jij je focussen op je werk, terwijl de app al het tijdrovende administratieve werk voor je uit handen neemt. 

1. Gekko Uren

Gekko Uren is een gratis app met de belangrijkste basisfuncties. Eerst moet je een account aanmaken. In je dashboard voeg je al je klanten toe en de projecten waaraan je werkt. Per klant kan je ook een uurtarief invullen. 

Klik je op een project, dan kom je in een dagoverzicht terecht. Hier voeg je handmatig uren toe, maar start je ook een timer om vanaf dan bij te houden hoelang je met het project bezig bent. Terug in het overzicht zie je vervolgens hoeveel je die dag hebt gewerkt en hoeveel je daarmee hebt verdiend. 

De betaalde versie kost € 10 per maand. Daarmee zie je een tijdlijn van je uren per project en per klant. Verder kan je urenrapportages aan facturen toevoegen, onkosten registreren en onbeperkt offertes sturen. 

Nadeel van Gekko: je overige administratie – zoals bonnen en kilometerregistratie – kan je hier niet in kwijt. Het was handig geweest als je dat allemaal in 1 app kon combineren. 

2. Harvest

Harvest is een gratis app die net als Gekko Uren erg overzichtelijk is. De app laat per dag een overzicht zien van de gemaakte uren. Met een knop onderin voeg je makkelijk nieuwe projecten toe. 

De app geeft verder overzichten van je uitgaven en je facturen. Daarnaast zijn er speciale rapporten per week, waarin je precies ziet hoeveel uur je hebt gewerkt en voor hoeveel uur je een factuur kan sturen. Daardoor is het een redelijk complete app, waarin je alleen het bijhouden van je gereden kilometers mist.

3. Toggl

Toggl draait om eenvoud. Deze app heeft geen andere functies. Het  houdt echt alleen bij hoeveel uren je werkt. 

Dit doe je door de timer te starten en op te schrijven wat je doet. Daarbij kan je projecten ook taggen, zodat je ze makkelijk terugvindt. Ook kan je klanten en projecten een kleurtje geven, wat handig is in het overzicht. 

De app geeft je verder een rapportage van de gewerkte uren in een week. Dit overzicht kan je ook per maand of per jaar bekijken. 

4. TimeCamp

TimeCamp is een goede urenregistratie app voor zzp’ers, want het is gratis voor 1 persoon.Heb je een bedrijf war meerdere mensen uren registreren?Dan betaal je minimaal € 5,25 per maand. Ook in deze app zie je een dagoverzicht van het aantal gewerkte uren. Bij elke dag staat ook hoeveel uur je al hebt gewerkt in totaal. 

De app laat je je uren bijhouden per taak, waardoor je een overzicht hebt van wat je allemaal gedaan hebt. Uren bijhouden doe je heel makkelijk door op het play-knopje rechtsonder te drukken. Als je klaar bent, druk je op de stopknop. De app laat ook rapporten zien van de gewerkte uren op weekbasis en maandbasis. Daarbij worden ook de verschillende taken laten zien. En een optelling van het totaal gewerkte uren in de periode. 

TimeCamp is daardoor een erg overzichtelijke app met weinig poespas. Het doet precies wat het belooft: je uren bijhouden en het je op een overzichtelijke manier laten zien. 

Welke urenregistratie app past bij jouw bedrijf? 

Apps en software waarmee je je uren bijhoudt maken je het als ondernemer een stuk makkelijker. Sommige apps zijn perfect voor zzp’ers, terwijl andere juist ideaal zijn voor grotere bedrijven. Let er ook op dat je niet betaalt voor functies die je niet nodig hebt. Apps die naast het bijhouden van de tijd ook gekochte goederen of gereden kilometers bijhouden, zijn niet voor ieder bedrijf van toepassing. Misschien heb je wel behoefte aan een ingebouwd factureringssysteem of een functionaliteit die per team de uren bijhoudt. De meeste apps kan je gelukkig aanpassen aan de behoeftes van je bedrijf. 

6 tips voor als je je btw-aangifte gaat doen.

Beeld: Odido