Focus niet op waar mensen het best kunnen werken, maar op hoe en vergroot hun digitale fitheid.
We richten ons werk tegenwoordig anders in dan een paar jaar geleden. Hybride werken is de norm. Toch moeten bedrijven zich niet focussen op waar hun mensen het beste werken, maar op hoe ze werken. Dat kan door je digitale fitheid te vergroten.
Hybride werken heeft een vaste plek gekregen in bedrijven. Zeker na de lockdown. Ook werken we steeds meer agile. Zo blijven we bij met de veranderingen en innovaties uit onze omgeving. Maar er valt nog meer winst te behalen door opnieuw met een open blik te kijken naar hoe je als bedrijf je werk vormgeeft.
De afgelopen decennia is ons werk namelijk steeds complexer geworden, maar we zijn vergeten onze manier van werken daarop aan te passen. Zo is de oude gestructureerde en geplande manier van veranderen niet meer van deze tijd. Door uitgebreide plannen te schrijven en draagvlak te creëren, verlies je veel kostbare tijd. Waarom? Omdat de kans groot is dat het plan alweer achterhaald is op het moment dat het af is. We zijn in een nieuwe fase terechtgekomen.
We moeten experimenteren, creëren en ontdekken wat de beste manier van werken is en welke vaardigheden we daarvoor nodig hebben. Laat oude aannames los en experimenteer met nieuwe vormen. Digitale fitheid en IT spelen hierbij een centrale rol. We vertellen je er meer over
“De afgelopen decennia is werk in bedrijven complexer geworden, maar zijn we vergeten onze manier van werken daarop aan te passen.”
Stimuleer experimenten
De vraag die een IT-manager zichzelf moet stellen is: hoe stimuleer ik experimenteergedrag in mijn team? Of je dat goed doet lees je makkelijk af aan het aantal experimenten dat je medewerkers uitvoeren tijdens hun werk. Collega’s zijn zelf verantwoordelijk voor iets nieuws proberen, maar een manager moet de juiste omstandigheden creëren waarbinnen ze die verantwoordelijkheid kunnen pakken. En juist daar valt nog winst te behalen.
Neem de tijd en maak het belangrijk
Vernieuwen en experimenteren: het begint altijd met tijd. Vaak denken managers dat ze die tijd makkelijk vrijmaken als een collega met een goed idee komt. Maar stel jezelf de vraag: ‘Hoeveel experimenten ontstaan uit deze aanpak?’ Het antwoord is vaak ‘weinig’. Daarom is het belangrijk om van experimenteren een prioriteit te maken. Dat gebeurt niet door er wat tijd voor vrij te maken op het moment dat er een idee is. Het probleem is namelijk dat als een professional van zijn of haar manager nooit de rol krijgt om naast uitvoerder ook uitvinder te zijn, ze die kans vaak niet herkennen. De meest concrete manier om medewerkers ook uitvinder te laten zijn, is om daar structureel tijd voor te maken. Júíst op de momenten dat de ideeën daar nog niet zijn. Dit stimuleert medewerkers om écht na te denken over alternatieven.
De digitale fitheid van medewerkers verbeteren
Een manier om het werk beter en slimmer in te richten is de digitale fitheid van je medewerkers verbeteren. Niet iedereen werkt op een slimme en efficiënte manier. Sommige mensen sturen bijvoorbeeld mails aan zichzelf met herinneringen of ze worden steeds gestoord door notificaties. Zo raak je afgeleid en breng je meer tijd door achter je computer dan nodig is. Daarnaast gebruiken veel mensen hun computer alleen maar als veredelde typemachine en laten het potentieel verder onbenut. Dat zorgt voor meer stress en minder werkplezier.
Een groot deel van het probleem zit hem in de software en systemen die mensen op kantoor gebruiken. Veel medewerkers werken met mappen, sub-mappen en documenten. Dat is precies hoe de kantooromgeving uit de jaren ‘70 eruitzag. Zonde, want het kost onnodig veel tijd. Uit onderzoek van Microsoft blijkt namelijk dat een gemiddelde kantoormedewerker per jaar maar liefst 240 uur kwijt is aan informatie terugzoeken. De Amerikaanse wetenschapsjournalist en auteur Joshua Foer schrijft in zijn boek Het Geheugenpaleis dat we 320 uur per jaar kwijt zijn aan compensatie van dingen die we zijn vergeten. Dat is bij elkaar een tijdsverlies van maar liefst 14 werkweken per jaar.
Bovendien leren breinwetenschappers ons dat we maximaal 3 uur per dag diep geconcentreerd en gefocust kunnen werken. Wie 4 dagen per week maximaal 5 uur per dag werkt, krijgt waarschijnlijk veel meer gedaan dan iemand anders in 5 volle werkdagen.
Niet digitaal vaardig genoeg Veel medewerkers schamen zich voor het feit dat ze niet digitaal vaardig genoeg zijn. Sterker nog, de meesten rommelen maar wat aan. De schaamte zorgt er namelijk voor dat ze niet snel om hulp vragen. Dat levert niet alleen onnodig tijdverlies op, het kan ook tot grote fouten leiden. Zo zagen medewerkers van de Britse National Health Service meer dan 20.000 coronabesmettingen over het hoofd omdat ze de data in Excel niet goed konden lezen. Hoe dat kon gebeuren? Het oude systeem was niet berekend op de grote hoeveelheden data, waardoor het overzicht niet goed werd weergegeven
Een nieuwe digitale structuur is nodig In plaats van te focussen op waar medewerkers het beste kunnen werken, halen organisaties dus veel meer winst uit het vergroten van de digitale fitheid van hun medewerkers. De wereld is niet langer analoog en de hoeveelheden informatie zijn niet langer behapbaar. Daar hoort een nieuwe digitale structuur bij. Eentje waarbij we informatie razendsnel van A naar B verplaatsen en oproepen wanneer we het nodig hebben. Dat is 1 van de grote uitdagingen voor IT-professionals. Ze kunnen tools als Onenote, Notion, Workflowy of Roam Research onder de aandacht brengen in bedrijven. Zo spelen IT-managers een rol in het vergroten van de productiviteit.
Faciliteren in plaats van controleren Veel kenniswerkers zien dagelijks een grote stroom aan berichten, apps en informatie voorbijkomen. Ze focussen zich vaak op het lezen en beantwoorden van al deze berichten. Door al die afleiding is het vaak onmogelijk om zich te concentreren op het échte werk. Zeker wanneer ze te maken hebben met een leidinggevende die voortdurend stoort, controleert en verifieert. Aan leidinggevenden de opdracht om de teugels te laten vieren en hun medewerkers te faciliteren in plaats van te controleren. En natuurlijk het digitaal uithoudingsvermogen van hun medewerkers op te bouwen.
Stel een digitaal werkmanifest op Goede afspraken maken over wanneer medewerkers digitaal gereedschap gebruiken is 1 van de belangrijkste pijlers voor een betere digitale fitheid. Dat kan bijvoorbeeld in een digitaal werkmanifest. Hierin beschrijf je welk digitaal gereedschap medewerkers gebruiken. Zo’n digitaal manifest kan per team of per afdeling verschillen, maar het beste is om met elkaar te praten en samen tot een oplossing te komen. Het moet voor iedereen helder zijn hoe en waarvoor medewerkers welke digitale gereedschappen gebruiken en of deze efficiënt en praktisch bruikbaar zijn. Ook de manier waarop collega’s digitaal werken staat beschreven in het manifest. Wanneer werken ze op afstand en wanneer ontmoeten ze elkaar in persoon? Daar moet een manager samen met zijn medewerkers goede afspraken over maken. Die afspraken evalueer je steeds opnieuw, omdat het werk en de technologie steeds in beweging zijn.
“Neem eerst de tijd met elkaar om goed na te gaan hoe het werk het beste kan worden uitgevoerd.”
Kijk met een helicopterview Een IT-manager moet zich niet buigen over de vraag hoeveel dagen medewerkers wel of niet op afstand werken. Hij of zij moet een stap terug doen en met een helicopterview, samen met de medewerkers, naar het werk kijken. Zie wat er moet gebeuren: welke taken en verantwoordelijkheden zijn er? Neem eerst de tijd met elkaar om goed na te gaan hoe jullie het werk het beste kunnen uitvoeren. Pas als daar duidelijkheid over is, is het relevant om te bespreken op welke plek je het werk doet.
Naar een volgend plan De oplossing over hoe het werk beter kan, hoeft niet van de IT-manager zelf te komen. Sterker nog, liever niet. Laat medewerkers vooral zelf ontdekken hoe ze hun werk beter kunnen doen. Dan weet je ook zeker dat ze achter de oplossing staan. Experimenteer, maak er tijd voor vrij, maak het belangrijk en zorg ervoor dat je medewerkers digitaal fit zijn. Zo til je jullie bedrijf naar een volgend plan. Een plan waarin jullie oude aannames ter discussie stellen en het werk vormgeven op basis van de uitdaging en mogelijkheden van nu.
De 5 pijlers van digitale fitheid
1
Digitaal bewustzijn
De impact van de netwerk- en informatiesamenleving waarin technologie een belangrijke rol speelt is enorm. Digitaal bewustzijn gaat over wat dit van ons als mens en van bedrijven vraagt in houding en gedrag. Maar ook over hoe we ons werk anders moeten organiseren.
3
Digitale vaardigheden
Naar schatting moet 90% van de computergebruikers hun digitale vaardigheden bijspijkeren. Zo voorkom je digitale stress en bespaar je honderden uren per jaar
5
Persoonlijke groei met behulp van technologie
De meeste kenniswerkers willen zich blijven ontwikkelen en het liefst een leven lang leren. Technologie kan daarbij goed helpen en zo duurzame inzetbaarheid vergroten.
2
Digitale hygiëne
Werknemers moeten afspraken maken over welk digitaal werkgereedschap ze gebruiken, wanneer ze dat doen en hoe. Maar ook over hoe ze hun digitale rommel opruimen, digitale oplichting kunnen voorkomen, back-ups organiseren, etcetera. Het liefst doe je dat op teamniveau
4
Persoonlijk kennismanagement
Met de nieuwste generaties digitaal gereedschap ‘vangen’ medewerkers hun kennis veel sneller en delen ze het beter met collega’s.
1
Digitaal bewustzijn
De impact van de netwerk- en informatiesamenleving waarin technologie een belangrijke rol speelt is enorm. Digitaal bewustzijn gaat over wat dit van ons als mens en van bedrijven vraagt in houding en gedrag. Maar ook over hoe we ons werk anders moeten organiseren.
2
Digitale hygiëne
Werknemers moeten afspraken maken over welk digitaal werkgereedschap ze gebruiken, wanneer ze dat doen en hoe. Maar ook over hoe ze hun digitale rommel opruimen, digitale oplichting kunnen voorkomen, back-ups organiseren, etcetera. Het liefst doe je dat op teamniveau
3
Digitale vaardigheden
Naar schatting moet 90% van de computergebruikers hun digitale vaardigheden bijspijkeren. Zo voorkom je digitale stress en bespaar je honderden uren per jaar
4
Persoonlijk kennismanagement
Met de nieuwste generaties digitaal gereedschap ‘vangen’ medewerkers hun kennis veel sneller en delen ze het beter met collega’s.
5
Persoonlijke groei met behulp van technologie
De meeste kenniswerkers willen zich blijven ontwikkelen en het liefst een leven lang leren. Technologie kan daarbij goed helpen en zo duurzame inzetbaarheid vergroten.
Martijn Aslander
Martijn Aslander is trendwatcher, stand-up filosoof, inspirator en verbinder van mensen, informatie en ideeën. Hij startte Lifehacking.nl, een platform dat praktische (ICT-)tips geeft om effectiever te werken in minder tijd. De boeken ‘Easycratie’ en ‘Nooit af’ die hij samen met Erwin Witteveen schreef, haalden beide de shortlist van Managementboek van het Jaar. Ook publiceerde Aslander een boek over digitale fitheid. Het gelijknamige platform biedt onder andere artikelen, cursussen, podcasts en expert meetings over digitale fitheid.
Arjen Banach
Arjen Banach is spreker en organisatiefuturoloog. Hij geeft wekelijks lezingen en webinars over leidinggeven op afstand, verandering, innovatie, leiderschap en werkgeluk. Hij doet onderzoek naar succesvolle organisaties en gelooft in de kracht van energie op het werk. Hij is auteur van meerdere boeken en in zijn podcast ‘Toekomst van Werk’ bespreekt hij thema’s als inspirerend werkgeverschap en innovatief ondernemerschap.
