5 manieren om minder papier te verspillen op kantoor.

In een paperless office wordt zo min mogelijk papier gebruikt. Dat is niet alleen goed voor het milieu, het levert je ook een opgeruimd bureau op. En beter overzicht in je werk.

In Nederland zijn we steeds bewuster met het milieu bezig. We eten minder vlees en kopen vaker tweedehands kleding. Toch wordt er elk jaar 195 kilo per persoon aan papier verbruikt, vooral in het bedrijfsleven. In veel kantoren worden e-mails bijvoorbeeld nog regelmatig uitgeprint. En worden aantekeningen op losse vellen papier geschreven.

Een paperless office is iets waar we al naar verlangen sinds de computer op de markt kwam. Maar in de praktijk blijkt het lastig: volledig papierloos gaan kan bijna niet. Het zorgen dat processen helemaal automatisch gaan is vaak duur, dat speelt een rol. Daarnaast zijn bedrijven soms volgens de wet verplicht om contracten in papieren vorm te ondertekenen en te bewaren.

Bomen kappen.

Maar wanneer je beseft hoeveel bomen jaarlijks gekapt moeten worden voor ons printpapier, is dit toch een (her)overweging waard. Door het kappen van bomen daalt namelijk het CO2-niveau in onze atmosfeer. Dat is niet alleen slecht voor de planeet, maar ook voor onze eigen gezondheid. Daarnaast neemt al dat papier veel ruimte in beslag. En dat terwijl je tegenwoordig je hele kantoor in je broekzak hebt. Want je kan bijna alles doen met je telefoon. Blijft je bureau ook lekker opgeruimd. Genoeg redenen om eens te checken of je misschien wat minder papier kan gebruiken op de zaak. Dit zijn onze tips:

1. Gebruik je telefoon met (cloud)apps.

We hebben ‘m altijd bij ons, en toch lijken we soms te vergeten wat onze telefoon allemaal kan. Zit je in een meeting zonder laptop en wil je toch aantekeningen maken? Kan gewoon op je telefoon, daar zit standaard een notitie app op. Hoef je je aantekeningen ook niet later alsnog uit te typen. Scheelt weer tijd. Naast de standaard notitie app zijn er genoeg handige apps om meteen een duidelijk overzicht te maken van je aantekeningen. Volgen er actiepunten uit je meeting? Verzamel ze in een app met to-do lijst, bijvoorbeeld Trello. En met de app Evernote kan je makkelijk al je notities terugvinden en ordenen. Daarnaast is de app via je telefoon verbonden met je tablet en laptop, zodat je ze daar ook kan lezen en aanvullen.

2. Gebruik een notitieboek of stylus pen.

Maak je aantekeningen het liefst met pen en papier? Kies dan voor een (herbruikbaar) notitieboek, die je als een kleine whiteboard kan gebruiken. Hier kan je oneindig in blijven schrijven. Met een speciale app fotografeer bewaar je je notities digitaal. Zit je boekje vol? Dan wis je ze, en maak je ruimte voor nieuwe notities. Zonder papier te verspillen.  

Voor mensen die tijdens een vergadering het liefst met een pen notities maken, is een tablet met stylus pen ook een goede oplossing. Kan je toch uit de losse pols krabbelen of tekeningen maken, zonder dat je papier verspilt. Groot voordeel is dat je notities na afloop meteen digitaal zijn, en omgezet kunnen worden naar tekst. Handig. Er bestaan ook smartphones met een stylus pen, zoals de Samsung Note9 met S-Pen. 

3. Gebruik een digitale agenda.

Een agenda die je eigenlijk niet kan vergeten, want je hebt ‘m altijd bij de hand. Dat is de agenda op je telefoon. Ook hiervoor kan je de standaard app gebruiken. Die is vaak via de cloud verbonden met je laptop of tablet. Weet je zeker dat je al je afspraken op al je apparaten ziet. Maar dat is niet het enige voordeel. In de app zie je ook hoe de week van je collega’s eruitziet. Zo maak je makkelijk afspraken met elkaar zonder over en weer te moeten mailen.

Wist je dat je ook agenda’s van bepaalde (cloud)apps kan toevoegen in je eigen agenda? Als je bijvoorbeeld samen met je collega’s Trello gebruikt voor een project, dan kan je onder andere de deadlines exporteren als iCal-bestand. Dat kan je daarna dan weer importeren in je eigen agenda. Zo wordt samenwerken in de cloud nog makkelijker en overzichtelijker. 

4. Print dubbelzijdig.

In bijna elk kantoor wordt dagelijks nog een hoop geprint. Denk aan e-mails, notulen of briefings voor collega’s. Vraag je daarom altijd af of het écht nodig is. Kan je niet gewoon je laptop openklappen tijdens een meeting of in de trein? Als het echt nodig is om een document van meerdere pagina’s te printen, doe het dan in ieder geval slim en print zoveel mogelijk dubbelzijdig. Kan je zelf aangeven bij Afdrukken. Of vraag je systeembeheerder om de printeropties van al je collega’s automatisch in te stellen op dubbelzijdig afdrukken. Zo helpt iedereen meteen mee met het minderen van papierverspilling. En de rommel op kantoor.

5. Gebruik gerecycled papier.

Een kantoor zonder papier is voor veel bedrijven (nog) niet haalbaar. Maar met deze tips kan er al een boel veranderen. Motiveer je collega’s en zakenrelaties om mee te doen. En als iemand niet begrijpt hoe een handige app werkt, neem dan de tijd het uit te leggen. Een laatste tip: stap over op gerecycled papier. Check de verpakking op het FSC label. Kies voor 80g/m2 papier in plaats van 100g/m2, en recycle het dan zelf natuurlijk ook weer. Dat doe je door aparte afvalbakken voor papier te plaatsen. Alleen al daarmee bespaar je 20% op je papierverbruik. Mooi meegenomen.

En vergeet niet: be green, keep it on your screen.

Foto: Shutterstock