Tip 1: ruim je bureaublad op.
Grote kans dat je bureau er voor de feestdagen opgeruimd en netjes uitzag. Neem vanaf nu meteen je bureaublad mee als je gaat opruimen. Zie je desktop als een fysiek bureau en laat het net zo netjes achter. Op je desktop verzamel je vaak ongemerkt allemaal verschillende schermafbeeldingen, downloads en willekeurige documenten. Archiveer alles in de juiste map. En gooi bestanden die je niet meer nodig hebt in de digitale prullenbak. Dat geeft overzicht en rust. Fijn. Vanaf nu start je elke dag met een opgeruimde werkplek. En als je toch bezig bent: vergeet ook de map met downloads niet.
Tip 2: creëer een mappenstructuur en orden je bestanden.
In een opgeruimd huis hebben dingen een vaste plek. Dat werkt net zo voor je computer. Begin met een goede basis door een duidelijke mappenstructuur te maken. Maak hoofdmappen aan voor verschillende onderwerpen, zoals ‘Klanten’, ‘Projecten’ en ‘Administratie’. Binnen elke hoofdmap maak je submappen aan om bestanden verder te organiseren. Hou het simpel en makkelijk en voorkom een chaotische structuur. Gebruik hiervoor de volgende vuistregel; maximaal 10 hoofdmappen en per hoofdmap maximaal 10 submappen.
Tip 3: geef bestanden een duidelijke naam.
Iedereen heeft een eigen manier van bestandsnamen aanmaken. Dat is niet erg, maar het kan onhandig zijn als je samen met collega’s in dezelfde mappen werkt. Stel daarom een paar regels op om te zorgen dat iedereen bestanden makkelijk terug kan vinden. Voeg bijvoorbeeld altijd de datum toe aan bestandsnamen, zoals dag/maand/jaar. Dat bespaart je een hoop zoekwerk. En kom je veel verouderde versies tegen (te herkennen aan .def_v2_M_v3)? Lees daarvoor tip 4.
Tip 4: haal de bezem door je bestanden.
Een opgeruimde computer betekent ook afscheid nemen van oude bestanden. Kom je dubbele bestanden tegen? Weg ermee. Bestanden die je al jaren niet hebt gebruikt? In de prullenbak. Zo hou je al je mappen overzichtelijk. En bewaar je alleen de bestanden die je echt nodig hebt. Vind je het moeilijk om afscheid te nemen? Maak dan een aparte archiefmap aan en zet daarin alles wat je niet langer gebruikt. Spreek wel met jezelf af, dat je deze bestanden na een bepaalde tijd, bijvoorbeeld 1 maand, verwijderd. Zeg maar dag tegen digitale rommel. Werkt ook goed voor je e-mail.
Tip 5: zet een digitale schoonmaker aan het werk.
‘Hey Siri, ruim m’n computer op.’ Siri of ChatGPT zijn helaas nog niet als digitale huishoudhulp in te zetten. Maar er zijn wel genoeg andere handige tools en software beschikbaar om je te helpen bij het organiseren van je computer. Denk aan apps om bestanden automatisch te organiseren, back-ups te maken en dubbele bestanden te vinden en verwijderen. Ontdek welke tools het beste bij jou en je bedrijf passen. Je hoeft niet alles handmatig toe doen. Zo start je het nieuwe jaar met een opgeruimde computer en een opgeruimd hoofd.
