Zorg voor beter time management op je werk met deze handige time tracking apps

Als ondernemer wil je altijd efficiënter met je tijd omgaan. Er zijn talloze apps op de markt die je daarbij kunnen helpen. Business Blog testte vijf apps voor time management.

RescueTime

RescueTime is een app die bijhoudt hoeveel tijd je spendeert op je computer. Heb je de app op je telefoon staan, dan kun je instellen dat hij bijhoudt hoeveel tijd je in apps doorbrengt en hoeveel je aan het bellen bent. Dit houdt hij bij per app en per contact.

Ook kun je offline tracking instellen, bijvoorbeeld als je niet met je telefoon belt of alles op je computer bijhoudt of net als je een vergadering in gaat. Dit moet je wel handmatig doen, waardoor de kans bestaat dat je het in alle drukte vergeet.

Het handige hiervan is niet alleen dat je ziet hoeveel tijd je besteedt aan minder productieve zaken – denk aan het scrollen over Facebook – en hoeveel tijd je bezig bent met je werk. Je kunt per dag een overzicht zien van wat je gedaan hebt, highlights vastleggen van wat je bereikt hebt en alarmen instellen voor als je te veel tijd doorbrengt met een bepaalde activiteit.

 

Ook kun je websites die je afleiden – zoals sociale media – blokkeren tijdens je werk. Op die manier is de kans groter dat je productief bezig blijft, en niet in de verleiding komt om toch even naar die notificatie van Instagram te kijken. Hier moet je echter wel een betaald account voor nemen.

Meest interessant is natuurlijk dat je echt inzicht krijgt in je dag. Heb je het gevoel dat je altijd maar in vergaderingen zit? RescueTime laat je zien of dat klopt, of dat het stiekem allemaal wel meevalt.

Cijfer: 7
+ Mooi overzicht van je dag
+ Direct inzicht in waar je mee bezig bent en welke tijd je productiever kunt besteden
+ App draait gewoon op de achtergrond
– Je moet niet vergeten offline activiteit tracken aan te zetten
– Diverse features vereisen een betaald account

RescueTime is gratis te downloaden voor macOS, Windows, iOS en Android.

Be Focused

Be Focused wil je vooral helpen je taken af te krijgen, door gemotiveerd te blijven en je focus te behouden. Je deelt een groter project op in kleinere taken, en aan iedere taak werk je een bepaald aantal minuten (intervallen). Daarna krijg je bijvoorbeeld een pauze.

Daarbij kun je zelf aangeven hoeveel intervallen je wilt hebben per dag, hoeveel korte en lange pauzes je wilt hebben en hoe lang dit allemaal duurt. Het prettige is dat je je werk zo omzet in hapklare brokken, waardoor je sneller werkt en je motivatie minder snel verliest. Je hebt namelijk een duidelijk doel voor ogen, wat eenvoudig te behalen is.

 

Ook kun je doelen stellen voor een dag, een week of een maand en zien hoe ver je bent met het behalen van je doelen. Er is immers niets beter voor de motivatie dan een afgerond takenlijstje te zien, en dat is dan ook waar het programma graag op insteekt.

Cijfer: 7
+ Maakt hapklare brokken van je werk
+ Werkt zowel op je smartphone als op je computer
+ Eenvoudige werking en overzichtelijk
– Werkt alleen met iOS en macOS, niet met Android of Windows

Be Focused is gratis te downloaden voor macOS en iOS.

OmniFocus

Waar je in gewone to do-apps vooral kunt aangeven wat je vandaag moet doen, gaat OmniFocus drie stappen verder. Je maakt hier namelijk acties aan – eventueel met deadline, die je weer onderverdeelt in projecten.

Alle projecten en taken kun je tags meegeven, hetgeen ontzettend handig is. Zit je bijvoorbeeld een halfuurtje in de trein, dan kun je via de tag ’telefoon’ even kijken wie je allemaal nog moet bellen vandaag. Zo streep je weer een taak van je lijst, in de tijd die je anders zou doorbrengen met uit het raam staren.

Het meest handige onderdeel van de app komt daarna pas. Als je je acties hebt ingevuld, kun je namelijk naar je perspectieven gaan kijken. Daarin zie je wat er op een dag gedaan moet worden, en kun je je dag aan de hand van de acties handig indelen.

 

Als een taak is afgerond, springt de app automatisch naar de volgende toe. En je krijgt notificaties te zien van welke taak er aan zit te komen, zodat je niet steeds weer terug naar de app hoeft te gaan.

Nadeel is wel dat als je veel taken en projecten hebt staan, en veel tags gebruikt, het geheel vrij snel chaotisch wordt. Je wilt dus wel vooraf bedenken wat een handige aanpak is om alles kwijt te kunnen, zodat je niet in nog meer chaos terechtkomt.

Cijfer: 6,5
+ Taken in een handig dagoverzicht te zien, om je dag goed te plannen
+ Notificaties zodat je de app niet steeds in hoeft
+ Taken te sorteren met projecten en tags
– Kan snel chaotisch worden
– Geen app voor Android

OmniFocus is beschikbaar voor macOS en iOS.

Focus Booster

Focus Booster is een app die je een bepaalde tijdsduur laat instellen waarin je aan het werk bent. Het is namelijk beter voor je om een korte tijd constant te werken, even een korte pauze te nemen en daarna weer verder te gaan. Maar als je zelf in de gaten moet houden hoe lang je al bezig bent, raak je snel afgeleid.

Daarom doet Focus Booster het voor je. Je geeft zelf aan voor wie je aan het werk bent en wat je doet. Daarna stel je in hoe lang je wilt werken, voor je een korte pauze neemt. De timer telt af, en geeft een seintje als de tijd er op zit. Zo hoef je zelf niet meer naar de klok te kijken.

 

Meest handig is echter dat de tijd die je gewerkt hebt automatisch verschijnt in een dashboard. Daarin staat een tijdschema, zodat je precies weet wat je met je tijd gedaan hebt. Die periodes kun je bovendien omzetten in een factuur, wat je ook weer tijd scheelt.

Nu kun je op je telefoon ook bekijken hoeveel tijd je gewerkt hebt en voor wie, maar daarvoor word je binnen de app wel doorgestuurd naar de website. En dat werkt niet ideaal.

De kans is dus groot dat je daar liever de app voor op je laptop voor gebruikt.

Nadeel is helaas dat een abonnement 2,99 dollar per maand kost, al kun je het 30 dagen gratis uitproberen.

Cijfer: 7
+ Eenvoudig in gebruik
+ Plaatst je gewerkte uren direct in een tijdschema, wat je voor facturen kunt gebruiken
+ Makkelijk overzicht van je gewerkte uren
– Betaalde app
– Je haalt pas het meeste uit de app als je deze in combinatie met je laptop gebruikt

Focus Booster is beschikbaar voor macOS, Windows, iOS voor 2,99 dollar per maand.

Shortcuts

Shortcuts is een app die niet zozeer om time management, maar om tijd besparen draait. De app draait namelijk om het maken van workflows, die je weg kunt zetten als eenvoudige en snelle shortcuts op je telefoon.

Wil je bijvoorbeeld iedere dag je route naar werk bekijken? Dan kun je ervoor kiezen om Maps te openen, het adres in te voeren en te wachten tot alles geladen is. Met Workflow zorg je dat dit allemaal al ingevuld staat en heb je de route met slechts een tik voor je neus. Dat bespaart je een hoop tijd.

 

Maar je kunt dit zelfs nog geavanceerder doen. Het is namelijk mogelijk honderden acties te koppelen om zo veel tijd te besparen. Je kunt bijvoorbeeld ook een shortcut maken om aan te geven wanneer je tijd hebt voor een afspraak.

Het systeem kijkt dan in je kalender naar een specifieke dag en maakt vervolgens een lijstje met de tijden waarop je vrij bent. Die tekst verschijnt in een sms, die je kunt versturen naar iemand met wie je een afspraak wilt maken.

Cijfer: 7,5
+ Laat je ontzettend veel tijd besparen
+ Eenvoudig in gebruik dankzij klik-en-sleep-interface
+ Ontzettend veel acties te bundelen in een shortcut
– Alleen voor iOS

Shortcuts is gratis te downloaden voor iOS.

Beeld: Shutterstock