AI-implementatie: 3 manieren om AI op je werk echt te laten werken.

Veel bedrijven proberen van alles uit met AI. AI-implementatie vindt dus overal plaats. Maar je medewerkers enthousiast maken om het dagelijks te gebruiken, kan een uitdaging zijn. Ook binnen jouw bedrijf? Lees dan snel verder. We bespreken 3 bewezen manieren om het gebruik van AI aan te moedigen, zodat AI echt een verschil gaat maken in je bedrijf.

Testen van Microsoft.

Bij Microsoft hebben ze geprobeerd om AI, en dan vooral Copilot, een vast onderdeel te maken van het werk. Wat blijkt? Het is niet genoeg om alleen de early adopters enthousiast te maken. Als je echt wil dat AI een verschil gaat maken in je bedrijf, moeten heel veel mensen het dagelijks gebruiken. En deze AI-implementatie lukt alleen als je ervoor zorgt dat mensen nieuwe gewoontes ontwikkelen. Gaat niet vanzelf, maar met de juiste aanpak lukt het wel.

Microsoft heeft binnen het bedrijf verschillende manieren getest om het gebruik van AI aan te moedigen. Ze kwamen erachter dat bepaalde acties heel goed werken om mensen enthousiast te maken. Hieronder lees je 3 succesvolle manieren.

1. Deel slimme ideeën.

De juridische afdeling van Microsoft, ook wel CELA genoemd, begon met een intern programma dat What a Great Idea heet. CELA vroeg collega’s om slimme ideeën in te sturen over hoe ze AI konden gebruiken in hun werk. De afdeling kreeg meer dan 250 ideeën binnen, zoals sneller documenten opstellen, beter omgaan met wetgeving of makkelijker informatie opzoeken.

CELA besloot deze ideeën te delen met de rest van het team, bijvoorbeeld via nieuwsbrieven en video’s. Er kwam zelfs een speciale bibliotheek met goede AI-opdrachten, ook wel prompts. Ook werd er een grote bijeenkomst georganiseerd waar mensen hun projecten konden presenteren. Zo raakten steeds meer collega’s geïnspireerd.

Volgens Lydia Petrakis, 1 van de juristen bij Microsoft, is het belangrijk om aha-momenten aan te moedigen bij mensen. Ze zegt: ‘Als je eenmaal ziet wat AI voor je werk kan betekenen, wil je er meer van weten. Het enthousiasme verspreidt zich dan vanzelf.’

En het werkt. Want nadat CELA een serie workshops over Copilot organiseerde, steeg het actieve gebruik van bepaalde Microsoft 365 apps met bijna 50%. Wil je dat ook voor elkaar krijgen binnen je bedrijf, maak dan tijd om te oefenen. En zie leren als iets positiefs en waardevols.

2. Maak er een spelletje van.

De salesafdeling bij Microsoft pakte het anders aan. Die wilde AI leuker en speelser maken. Geen saaie vergaderingen, maar spelletjes en wedstrijden. Ze bedachten bijvoorbeeld digitale speurtochten, quizzen, bingo’s en snelheidswedstrijden. Wie meedeed, kon leuke prijzen winnen.

Hierdoor gingen steeds meer mensen Copilot uitproberen. Sales begon met meten hoeveel mensen AI dagelijks, wekelijks en maandelijks gingen gebruiken. Hieruit bleek dat vooral het dagelijkse gebruik begon te groeien. Een goed teken, want dit betekent dat mensen AI echt in hun werkwijze opnemen.

Susan Neece Robien, die het project leidt, zegt dat dit pas het begin is. Ze is met haar team alweer bezig met nieuwe uitdagingen voor dit jaar. Om zo AI-gebruikers gemotiveerd te houden en nieuwe functies van Copilot te leren kennen. Het doel is dat AI een vast onderdeel wordt van het dagelijkse werk, net als e-mail en Teams.

3. Doe het samen.

Leren werkt het beste als je het samen doet. En dan het liefst samen op de werkvloer. Dat zegt Jamie Reimche, die verantwoordelijk is voor community engagement bij Microsoft. Ze hielp met het organiseren van Spark Weeks voor de afdeling Klantenservice.

Tijdens zo’n Spark Week komen teams bij elkaar om korte, praktische leermomenten te delen. Zoals workshops, demo’s van collega’s en sessies waarin managers uitleg geven. Het gaat om ervaringen uitwisselen en elkaar helpen. Dit zorgt voor sneller resultaat dan je medewerkers verplichten om iets te doen.

En het werkt. Bijvoorbeeld in Japan, waar bijna het hele team meedeed. Er waren tolken aanwezig en alle informatie was in het Japans beschikbaar. Hierdoor voelden mensen zich gehoord en durfden ze eerlijk te zeggen wat wel en niet werkte. Dat zorgde voor verbeteringen waar iedereen wat aan heeft.

Tot nu toe zijn er al 10 van dit soort evenementen georganiseerd. Op verschillende plekken, van Bangalore in India tot Fargo in North Dakota. Na zo’n Spark Week was bijvoorbeeld te zien dat het gebruik van de functie om e-mails op te stellen in Copilot gemiddeld met 8% toenam. Op sommige locaties zelfs met 14%.

Een continu proces vol vrijheid.

Een succesvolle AI-implementatie op je werk lukt niet met 1 actie. Het is een proces waarin je een cultuur van leren en ontdekken moet opbouwen. Als mensen de voordelen van AI zelf ervaren, bijvoorbeeld doordat ze sneller iets kunnen doen of creatiever kunnen werken, dan groeit het enthousiasme vanzelf.

Of je nu kiest voor leuke spellen, gezamenlijke leermomenten of het delen van slimme ideeën, met de juiste aanpak kan je van AI-gebruik een gewoonte maken. En dan merk je pas echt hoeveel invloed het kan hebben in je bedrijf.

Zorg er vooral voor dat het een proces is waarin je medewerkers zich vrij voelen om te proberen, te leren en fouten te maken. Want als AI leuk, handig en onderdeel van de werkdag wordt, blijven ze het ook echt gebruiken.

Beeld: Odido