Compliance recording: hoe je met Microsoft Teams Telefoon aan alle strenge eisen voldoet.

Microsoft Teams Telefoon heeft een handige nieuwe functie: Compliance recording. Handig voor bedrijven in de financiële sector die aan strenge compliance eisen moeten voldoen. Met de functie Compliance recording worden al je telefoongesprekken automatisch opgenomen. Zonder dat je er een aparte app voor hoeft te openen. Als je Microsoft Teams Phone Mobile gebruikt, geldt dat ook voor gesprekken die je voert via je mobiele telefoon. In dit artikel vertellen we je meer over de functie Compliance recording in Teams Telefoon en Teams Phone Mobile. Wat die precies doet en waarom die uniek is.

Wat is compliance?

De term compliance komt van het Engelse werkwoord to comply, wat voldoen of naleven betekent. Bij compliance gaat het erom dat je werkt volgens de wetten en regels van de overheid en financiële toezichthouders. En dat je je daaraan houdt. Denk aan regels tegen fraude, witwassen en handelen met voorkennis. Werk je in de financiële sector? Dan zijn de verwachtingen en eisen erg hoog. Er wordt bijvoorbeeld van je verwacht dat je eerlijk, betrouwbaar en zorgvuldig werkt. Dat je kijkt naar wat klanten en aandeelhouders belangrijk vinden. Dat je geen misbruik maakt van je kennis. En dat je je laat beoordelen door onafhankelijke toezichthouders zoals De Nederlandsche Bank, de Autoriteit Financiële Markten of Bureau Financieel Toezicht.

Compliance recording in de financiële sector.

Compliance recording is een belangrijk onderdeel van de regelgeving voor bedrijven in de financiële sector in Nederland en de Europese Unie. Hiermee bedoelen we het opnemen van gesprekken. Volgens de Europese MiFID II-wetgeving en de Nederlandse toezichthouders moet je alle gesprekken met klanten die kunnen leiden tot financiële transacties opnemen. Dit geldt voor telefoongesprekken, videogesprekken en chats. De opnames moeten:

• Worden gemaakt in een formaat dat niemand kan aanpassen.
• Minimaal 5 jaar bewaard blijven. Soms 7 jaar als de toezichthouder daar om vraagt.
• Op een fraudebestendige manier worden opgeslagen.
• Snel vindbaar zijn als een toezichthouder erom vraagt.

De klant moet altijd weten dat het gesprek wordt opgenomen en moet hier toestemming voor geven. Na het gesprek mag de klant om een kopie van de opname vragen.

Zo werkt compliance recording op je mobiele telefoon.

We werken steeds meer hybride. Op kantoor, thuis, bij een klant of onderweg. Dat betekent ook dat we steeds meer gesprekken voeren via onze mobiele telefoon. Ook dan is compliance recording heel belangrijk. Op je mobiele telefoon doe je dit met een app, zoals Call Recorder, Cube ACR, Truecaller of Google Phone. Dat is handig, maar er zijn een aantal belangrijke punten om rekening mee te houden. Zetten we voor je op een rij:

• Je medewerkers moeten de app zelf openen en de opname opstarten. De meeste apps voor compliance recording nemen niet automatisch gesprekken op. Betekent dat je medewerkers de opname app altijd zelf moeten openen. En meestal zelf de opname moeten starten. Dit kunnen ze vergeten.
• Je gesprekspartner krijgt niet automatisch een melding dat het gesprek wordt opgenomen. Bij compliance recording is het verplicht om je gesprekspartner te laten weten dat het gesprek wordt opgenomen. Je gesprekspartner moet ook toestemming geven voor de opname. Ook dit kan worden vergeten.
• Zoek goed uit hoe het zit met privacy. Gebruik je een app? Zoek dan goed uit welke gegevens deze app verzamelt, hoe die worden gebruikt en waar die worden opgeslagen. Zeker bij compliance recording is privacy heel belangrijk.
• Niet elke app is beschikbaar op iOS en Android. Sommige compliance recording apps zijn alleen beschikbaar voor iOS, sommige alleen voor Android. Kan onhandig zijn als je medewerkers verschillende telefoons gebruiken.

Compliance recording met Teams Phone Mobile.

Met Teams Telefoon worden al je gesprekken opgenomen. Dit regelt de Compliance recording functie voor je. Deze wordt centraal ingesteld en beheerd door de IT-manager. Met deze functie worden alle gesprekken die je voert in Teams, automatisch opgenomen en volgens de juiste regels en voorwaarden opgeslagen. Ook alle gesprekken die je voert via je mobiele telefoon, als je Teams Telefoon combineert met Teams Phone Mobile. Je medewerkers hoeven geen aparte app meer te openen. En je gesprekspartner krijgt automatisch een melding dat het gesprek wordt opgenomen.

De opname is altijd eigendom van je bedrijf en wordt gemaakt volgens de strenge beveiligingseisen van Microsoft. Zo heeft niemand, behalve jijzelf, toegang tot je opnames als end-to-end versleuteling is ingeschakeld. Ook Microsoft niet. Worden je medewerkers beschermd tegen spam en ongewenste afleiding met automatische spamdetectie en oproepblokkering. En worden je gespreksopnames en –verslagen altijd op een veilige plek opgeslagen en beheerd.

De voordelen van Compliance recording in Teams Phone Mobile.

Compliance recording in Teams Telefoon en Teams Phone Mobile werkt met een partneroplossing. Betekent dat je zelf de aanbieder kan kiezen die je wil, zoals ASC, Dubber, NICE of Red Box. Allemaal bekende aanbieders van compliance recording oplossingen voor de financiële sector. Je kiest zelf de partneroplossing die het best past bij je bedrijf. Die wordt dan volledig geïntegreerd in Teams Telefoon en Teams Phone Mobile. Zo heb je altijd de beste kwaliteit en beveiliging van elke opname. Maar er zijn meer voordelen. We zetten ze allemaal voor je op een rij:

• Je kiest zelf de partneroplossing voor Compliance recording die past bij je bedrijf. Deze oplossing wordt volledig geïntegreerd in Teams Phone Mobile.
• Alle gesprekken die je voert via Teams, worden automatisch opgenomen voor compliance doeleinden. Betekent dat ze voldoen aan de juiste eisen.
• Je gesprekspartner wordt automatisch geïnformeerd dat het gesprek wordt opgenomen. Met een pop-up of een gesproken bericht.
• Als IT-manager kies je zelf bij wie Compliance recording wordt aangezet. Bij alle medewerkers, of alleen bij een bepaald team.
• Alle opnames worden heel goed beveiligd opgenomen en bewaard, volgens de strenge eisen van Microsoft.

Teams Phone Mobile

Compliance recording is heel belangrijk. Vooral in de financiële sector. Met de nieuwe functie Compliance recording in Teams Phone Mobile, weet je zeker dat je aan de juiste wet- en regelgeving voldoet. Wil je meer weten over Teams Phone Mobile, of het meteen aanvragen? Ga naar onze Teams Phone Mobile pagina.

Beeld: Odido