De telefooncentrale: van fysiek naar de cloud.

1. Een telefooncentrale in de cloud is de toekomst.

Je bedrijf draait op volle toeren via je eigen telefooncentrale. Maar zo’n klassieke centrale brengt steeds meer beperkingen met zich mee en is kostbaar en complex qua onderhoud. Meegaan met de tijd betekent soms het oude en vertrouwde loslaten. Steeds meer bedrijven stappen daarom over naar een telefooncentrale in de cloud. Want succesvol ondernemen betekent dat je medewerkers altijd bereikbaar zijn. 

Met cloud telefonie bel je via je internetverbinding en verplaats je je telefooncentrale naar de cloud, in het netwerk van je provider. Dit heet ‘Voice over IP’ (VoIP). Met een telefooncentrale in de cloud vergroot je niet alleen de bereikbaarheid van je medewerkers, je bespaart ook kosten, werkt efficiënter en schaalt onbeperkt op en af.

2. Digitalisering, je kan er niet meer omheen.

De technologische ontwikkelingen gaan razendsnel. Om te blijven bestaan in een wereld die steeds digitaler en sneller wordt, is het slim om hierin mee te gaan. Technologische ontwikkelingen en veranderingen in consumentengedrag zorgen ervoor dat je kritisch moet kijken waar je nu staat met je bedrijf én naar wat er mogelijk is. 

De behoefte aan een stabiel ICT-netwerk groeit en bedrijfsprocessen zijn steeds meer digitaal. Dan kan je telefooncentrale en de manier waarop je medewerkers binnen en buiten het bedrijf communiceren natuurlijk niet achterblijven. Bellen via de traditionele telefoonlijn (ISDN) verdwijnt steeds meer. Maakt je bedrijf nog gebruik van deze technologie, dan ben je op een gegeven moment niet meer bereikbaar. 

Een telefooncentrale in de cloud

De cloud is een virtuele omgeving op het internet waar je informatie opslaat en waar je bepaalde functionaliteiten, applicaties en andere software gebruikt. Het is een digitale omgeving buiten je bedrijf die de servers binnen je bedrijf (deels) vervangt. Groot voordeel is dat je ook buiten de muren van je kantoor makkelijk toegang hebt tot toepassingen en bestanden, zolang je een werkende internetverbinding hebt. Een telefooncentrale in de cloud betekent dat je telefonie volledig via het internet gaat. 

3. Optimale bereikbaarheid

Als je hybride werkt, is het belangrijk dat je goed bereikbaar bent. Alleen dan werk je optimaal samen. Met een gebruiksvriendelijke en flexibele telefonieoplossing, zoals cloud-telefonie, werken je medewerkers makkelijk vanaf elke plek.

Voor zakelijk telefoonverkeer hoef je dus niet fysiek op kantoor te zijn. Handig. Doordat gesprekken automatisch doorschakelen naar een mobiele telefoon, werken je medewerkers makkelijk vanuit huis of een andere plek. Door de integratie van vast en mobiel – ook wel fixed-mobile convergence (FMC) genoemd – zijn je medewerkers op hun mobiele telefoon zowel op hun mobiele als op hun vaste nummer bereikbaar. Dit geeft vrijheid om te werken waar je wil. 

Integratie met andere systemen

Overstappen naar cloud telefonie betekent ook dat je meer integratiemogelijkheden hebt in combinatie met andere systemen. De digitale omgeving koppel je makkelijk met een CRM-systeem of online agenda. Zo communiceer je efficiënter met klanten of collega’s. Een nummer opzoeken is dus verleden tijd. Je neemt direct contact op met klanten vanuit je CRM- systeem en ziet in 1 oogopslag op ieder apparaat of je collega’s bereikbaar zijn.

Microsoft Teams Telefoon

Met Microsoft Teams Telefoon werk je locatieonafhankelijk én efficiënt samen via één geïntegreerd platform. Bellen, chatten, vergaderen en samenwerken met collega’s gebeurt allemaal binnen dezelfde vertrouwde omgeving. Je start eenvoudig een telefoongesprek vanaf elk apparaat, direct vanuit de Microsoft Teams-applicatie.

Microsoft Operator Connect en Teams Phone Mobile van Odido

Voeg volledige telefoniefunctionaliteit toe aan Microsoft Teams met de connectiviteitsoplossingen van Odido. Via Operator Connect en Teams Phone Mobile koppelen we het Odido-netwerk aan Microsoft Teams, zodat je vaste en mobiele telefonie volledig integreert in één platform. Je medewerkers bellen met één zakelijk nummer, op elk apparaat, met dezelfde gebruikservaring. Dit zorgt voor hogere bereikbaarheid, lagere kosten en een veilige, betrouwbare communicatieoplossing die eenvoudig te beheren is.

4. Schaalbare oplossing

Een telefooncentrale in de cloud is makkelijk aan te passen aan de veranderingen binnen je bedrijf. Groeit het aantal medewerkers? Of gaan er mensen weg? Dan schaal je eenvoudig op of af. Je telefooncentrale groeit en krimpt mee met je bedrijf. 

Op basis van je wensen voeg je specifieke functionaliteiten per medewerker toe aan je telefooncentrale. Zo heb je nooit onder- of overcapaciteit en betaal je alleen voor de functies die je gebruikt en die passen bij de werkzaamheden en behoeften van de werknemer. Iedereen in je bedrijf heeft een eigen profiel. Dit maakt je telefooncentrale in de cloud heel gebruiksvriendelijk. Voorkeursinstellingen stel je op gebruikersniveau in en communicatiestromingen beheer je per medewerker. 

Functionaliteiten naar behoefte

Het schalen van functies gaat heel makkelijk. Doordat Odido alle features in het platform heeft zitten, kunnen we alle functies makkelijk aan- en uitzetten. Door de modulaire opbouw neem je alleen af wat je echt nodig hebt. We bieden verschillende profielen aan, waarbij je kiest voor extra’s die passen bij je bedrijf. Deze opbouw zorgt ervoor dat je makkelijk op- en afschaalt; als je bedrijf beweegt, beweegt cloud telefonie met je mee.  

5. Verhuizen met je bedrijf.

Verhuis je binnenkort met je bedrijf? Dan komt er veel op je af. Naast dat je de kantoorinrichting van punt A naar punt B moet brengen, zijn er misschien ook vaste telefoonlijnen die je moet meeverhuizen naar je nieuwe plek. Verhuizen is het moment om na te denken over je telefonie. Welke internetverbinding is mogelijk? Per wanneer werken we op de nieuwe locatie? En misschien wel het belangrijkst: hoe blijf je tijdens de verhuizing bereikbaar voor klanten, relaties en collega’s? 

Verhuizen kan een pittige klus zijn. En je wil natuurlijk geen risico lopen dat er iets misgaat met je telefonie tijdens de overgang. Daarom is een verhuizing het perfecte moment om over te stappen naar een telefooncentrale in de cloud. 

Verhuizen naar cloud telefonie

Met een telefooncentrale in de cloud gaat de verhuizing van je telefonie een stuk makkelijker. En het belangrijkste: je blijft bereikbaar voor je klanten. Bellen via internet betekent dat je niet afhankelijk bent van 1 locatie. Je hebt geen fysieke centrale meer nodig: alles zit in de cloud. Zolang je wifi-, een 4G- of een 5G-verbinding hebt, schakelen alle oproepen gewoon door. Je telefooncentrale verhuist met je mee.

6. Kosten besparen

Een ander voordeel van overstappen naar een telefooncentrale in de cloud is dat je geen fysieke, dure telefooncentrale hoeft te onderhouden. Omdat je betaalt per gebruiker, betaal je nooit teveel. 

Bij een fysieke telefooncentrale ben je letterlijk gebonden aan een vast aantal lijnen. Vaak moet je specialisten inhuren om de centrale te onderhouden. Bij een telefooncentrale in de cloud verzorgt Odido het onderhoud en de beveiliging van de centrale automatisch. 

7. Stappenplan overstappen naar de cloud bij Odido.

Voordat je overstapt op cloud telefonie is het handig om te weten wat je allemaal binnen je bedrijf moet regelen. Dat vertellen we je graag met het stappenplan van Odido Business rondom de migratie naar cloud telefonie uit. 

Een accountmanager komt, samen met een business consultant (een professional op het gebied van VoIP), bij je langs.  Op basis van 1 of meerdere gesprekken bepalen we welke producten, modules en add-ons het beste bij je situatie passen. Dat kan fysiek, maar ook virtueel. We leggen de aantallen gebruikers en profielen en de extra diensten die je nodig hebt vast. Vervolgens maken we een projectplan, waarin we alle details invullen.

Dit is 1 van de belangrijkste onderdelen in het overstapproces. Met een nummerplan bepaal je wie op welk nummer en op welke toestellen bereikbaar is. In het plan staat welke telefoonnummers je nu gebruikt in je bedrijf en welke nummers je wil overzetten. Verder vermeld je in dit plan hoe we de belgroepen moeten inrichten (lees je meer over in het kader add-ons: Hunt- en ACD-groep verderop in dit e-book) en welke medewerkers rechten krijgen voor bepaalde functionaliteiten. Zo weet je zeker       dat je bedrijf optimaal bereikbaar is. Een implementatiemanager die je tijdens het hele proces ondersteunt, helpt ook bij het opstellen van het nummerplan. 

Tijdens de implementatie van de clouddienst neemt Odido je veel werk uit handen. Je implementatiemanager begeleidt je bij de voorbereidingen en tijdens de overstap zelf. Hij of zij regelt onder andere: 

• Het bestellen van nieuwe simkaarten en hardware 
• Aanvragen van portering voor vaste en mobiele nummers 
• Oplevering van de telefooncentrale in de cloud, met bijbehorende configuratie 
• Begeleiding op de dag van livegang 

Er blijven een paar dingen over die je zelf regelt. De implementatiemanager geeft je hier graag advies over. 

De laatste fase van het overstapproces is de oplevering van het nieuwe systeem. Je wil zo snel mogelijk wennen aan de nieuwe situatie, dus na de livegang testen we direct of alles goed werkt. Daarna is het een kwestie van de puntjes op de i zetten.  

Wil je een collega in een extra groep toevoegen? Moet de vaste lijn eerder bereikbaar zijn? Of blijkt dat die 20 seconden in de wacht te kort zijn? Odido is altijd op locatie aanwezig of begeleidt je online om kennis over te dragen en vragen te beantwoorden. Ook kunnen we je gebruikers een training geven. Afhankelijk van de grootte van het bedrijf, distribueren we de simkaarten op locatie. En op de dag van livegang richten we, als je dat wil, een servicepunt in waar je medewerkers vragen kunnen stellen over het nieuwe telefoniesysteem. 

Zorgeloos bellen via de cloud

Het overstapproces is afgerond: je kan nu zorgeloos bellen via de cloud en gebruikmaken van alle voordelen en mogelijkheden van onze cloud/hosted-telefoniediensten. Als alles draait en iedereen gewend is aan de nieuwe situatie, draagt de implementatiemanager alle informatie over aan Cloud Business Operations (CBO), een support-afdeling die speciaal gericht is op de clouddiensten. Dit gebeurt 2 weken na de implementatie van cloud telefonie. Zijn er technische vragen? Dan staat het Cloud Business Operations-team voor je klaar. Daarnaast is er altijd een persoonlijke accountmanager met wie je direct contact op kan nemen voor vragen. Bijvoorbeeld als je bedrijf groeit, je extra simkaarten nodig hebt of er nieuwe behoeften ontstaan. De facturering verloopt automatisch: de eerste dag van de maand na de installatie krijg je de factuur. 

8. De cloudoplossingen van Odido.

Is je bedrijf toe aan de volgende stap? Wil je digitaliseren, groeit het aantal werknemers of wil je kostenefficiënter werken? Deze diensten en mogelijkheden voor een telefooncentrale in de cloud helpen je.

Hosted Voice

Hosted Voice is 1 van onze VoIP-oplossingen, een telefooncentrale in de cloud. Hosted Voice heeft veel geavanceerde functies voor je vaste toestellen én mobiele telefoons. Zo maak je gebruik van belgroepen, keuzemenu’s, speciale receptionist(e)-functionaliteiten, een vast nummer en doorschakelen. Is iemand niet bereikbaar? Dan zet je gesprekken automatisch door naar een collega, callcenter of voicemail. Alle functies van Hosted Voice zijn gegroepeerd in duidelijke profielen die perfect aansluiten bij de taken van iedere medewerker. 

Vast-en-mobiel-integratie

Met vast-en-mobiel-integratie verplaats je je telefooncentrale naar de cloud. Ook dit werkt op basis van VoIP. Het grootste voordeel is dat je niet meer afhankelijk bent van een vaste werkplek. Je mobiele en vaste nummer worden namelijk samengebracht op je mobiele telefoon. Dit zorgt niet alleen voor meer flexibiliteit, maar ook voor lagere kosten. Je hebt geen fysieke telefooncentrale meer nodig, geen vaste lijn en geen onderhoud. Alle functies heb je in eigen beheer. En je bedrijf is altijd en overal bereikbaar zoals je wil. 

Business essential

Odido Business Essential is een toekomstgerichte totaaloplossing voor vaste én mobiele telefonie. Zorgt voor optimale bereikbaarheid van je bedrijf, volledig vanuit de cloud. Met het Business Essential-pakket krijg je een uitgebreide zakelijke communicatie- oplossing. Het is een dienst in abonnementsvorm per gebruiker, waarbij we vaste en mobiele telefonie volledig integreren. Een eigen telefooncentrale is niet meer nodig. Ideaal voor 20 of meer aansluitingen. 

Communicatie-oplossingen

Benut de mogelijkheden van cloud telefonie: stel zelf je ideale dienstenpakket samen. 

9. Bellen met VoIP: niet in de cloud, wel altijd bereikbaar.

Met een VoIP-centrale blijf je gebruikmaken van de telefooncentrale in je bedrijf, maar bel je op basis van SIP, de onderliggende techniek van VoIP. Met VoIP Connect van Odido sluit je de centrale aan op ons vaste telefoonnetwerk.  Integratie met mobiel is mogelijk. 

VoIP Connect

VoIP Connect is zakelijke vaste telefonie via je eigen VoIP-telefooncentrale. Je belt via je internetaansluiting, die je gebruikt om je telefooncentrale aan te sluiten op het publieke telefonienetwerk. Zo komen spraak en data samen en bel je op het datanetwerk.

Even minder capaciteit nodig?
Dan brengen we die tijdelijk terug, gewoon binnen je contract. Daarnaast breid je VoIP Connect makkelijk uit met extra diensten zoals het 088-bedrijfsnummers, 0800/0900-servicenummers of vaste nummers. Voor een nóg betere bereikbaarheid schakel je inkomende gesprekken eenvoudig door naar andere applicaties. 

Mobile Connect

VoIP Connect kan je ook integreren met mobiel via Mobile Connect. Met Mobile Connect verloopt je vaste én mobiele telefonie via je eigen telefooncentrale. Mobile Connect verbindt je bestaande telefooncentrale met de mobiele telefoons van je medewerkers. 

Zo veelzijdig is je telefooncentrale 

Met Mobile Connect krijgt je huidige telefooncentrale de controle over de mobiele communicatie van je medewerkers. Je deelt alle belangrijke functionaliteiten van je centrale met de mobiele telefoons van je medewerkers. Zo beheer je centraal de bereikbaarheid van je bedrijf. 

Meer gemak zonder kwaliteitsverlies 

Stel je functionaliteiten 1 keer in en schakel vervolgens heel eenvoudig tussen privé en zakelijk bellen. Ook schakelen tussen collega’s verloopt met Mobile Connect makkelijker en sneller. Net als VoIP heeft Mobile Connect gegarandeerd een goede gesprekskwaliteit. 

Beeld: Odido