5 tips voor het schrijven van een zakelijke e-mail.

Een zakelijke e-mail schrijven is niet altijd even makkelijk. Toch zijn er manieren om het schrijven makkelijker te maken. In dit artikel geven we je 5 tips voor het schrijven van een zakelijke e-mail. En weet je na het lezen hoe je een zakelijke e-mail opbouwt.

Hoe ziet een zakelijke e-mail eruit?

Er is geen vaste lijst met punten waar een zakelijke e-mail aan moet voldoen. Wel zijn er een paar belangrijke regels:

1. Je gebruikt een professioneel e-mailadres. Zonder bijnamen en cijfers.
2. Een zakelijke e-mail is vaak kort en krachtig.
3. Er is een duidelijke structuur.
4. De e-mail heeft een helder doel.
5. Je stelt jezelf altijd de vraag: ‘Waarom schrijf ik deze e-mail en wat wil ik ermee bereiken?’
6. Bij elk doel hoort een andere toon. Nodig je iemand uit voor een sollicitatiegesprek? Dan is je toon anders dan wanneer je iemand op de hoogte stelt van een zakelijk besluit.

De structuur van een zakelijke e-mail.

Een zakelijke e-mail heeft altijd een vaste volgorde:

• De onderwerpregel: hierin maak je al duidelijk waarom je de e-mail stuurt. Bijvoorbeeld: Vraag over de status van de planning.
• De aanhef: Deze kan formeel of informeel zijn. Dat hangt af van je band met de ontvanger. Naar een collega zal je sneller ‘Hi X’ sturen. En naar een mogelijke klant ‘Beste X’.
• Het middenstuk: In dit deel van de zakelijke e-mail staat de inhoud. Hierin geef je informatie of stel je een vraag.
• De afsluiting: Zorg voor een nette afsluiting met een groet en een e-mailhandtekening. 

5 tips voor het schrijven van een zakelijke e-mail.

Wil je een collega e-mailen over de status van een project? Of een e-mail sturen naar een klant over een wijziging in de planning? Een goede zakelijke e-mail schrijven wordt een stuk makkelijker met deze 5 tips.

1. Wees kort en duidelijk.

Het belangrijkst van een zakelijke e-mail is dat het snel duidelijk wordt waarom je de e-mail schrijft. Kies een duidelijk onderwerp en draai niet om de zaak heen. Anders is de kans groot dat de lezer afhaakt of het niet begrijpt. Ook dingen als woordgrapjes zorgen misschien voor verwarring.

2. Gebruik CC en BCC.

Denk goed na over het openlijk vermelden van e-mailadressen als je je e-mail aan meerdere mensen stuurt. Wil je niet dat iedereen elkaars e-mailadres kan zien? Gebruik dan de BCC-optie in plaats van de CC-optie. 

BCC-mail: zo werkt het.

3. Sluit je e-mail goed af.

Voordat je je e-mail afsluit met ‘Met vriendelijke groet’, gebruik je een slotzin. Hierin schrijf je nog een keer wat je van de ontvanger wil. Bijvoorbeeld: ‘Laat je het weten als je de informatie voor me hebt?’ Of ‘Heeft u nog vragen? Neem dan gerust contact op.’

4. Vergeet de bijlagen niet.

Soms is het nodig om een bijlage mee te sturen met je e-mail. Vergeet deze niet toe te voegen. Gebeurt vaker dan je denkt! En geef ook in de tekst aan dat er een bijlage bij de e-mail zit. Soms zien ontvangers deze namelijk over het hoofd. Zo voorkom je onnodige vragen.

5. Controleer de inhoud.

Klaar met het schrijven van je zakelijke e-mail? Controleer deze dan eerst voordat je hem verstuurt. Zorg ervoor dat je bericht volledig is en de inhoud klopt. Ook belangrijk: check je bericht op spelfouten.

E-mailetiquette bij thuiswerken.

Nu weet je wat belangrijk is bij het schrijven van een goede zakelijke e-mail. Nog meer handige tips voor je e-mails vind je in het artikel over e-mailetiquette tijdens thuiswerken.

Beeld: Odido