Als ondernemer of ZZP'er ben je vaak druk bezig met je bedrijf. Maar natuurlijk verdien ook jij rust en vakantie. Een out of office bericht zorgt ervoor dat je klanten en relaties weten wanneer je weer bereikbaar bent. In dit blog lees je hoe je een professioneel out of office bericht schrijft en instelt. Ook geven we je handige tips om je vakantie goed voor te bereiden.
Wat is out of office?
Een out of office bericht is een automatisch antwoord dat iemand krijgt als diegene je een bericht stuurt. Je kan dit instellen als je tijdelijk niet werkt. Bijvoorbeeld omdat je op vakantie bent. Iedereen die je een bericht stuurt, ontvangt dit afwezigheidsbericht. En dat voorkomt verwarring en zorgt voor duidelijkheid.
Wanneer gebruik je een out of office bericht?
Je kan in meerdere situaties een out of office bericht instellen:
- Je gaat op vakantie.
- Je werkt niet meer voor een bedrijf.
- Je bent ziek.
- Je wil even niet gestoord worden.
- Je bent afwezig vanwege persoonlijke omstandigheden.
- Je bent met zwangerschapsverlof, geboorteverlof of ouderschapsverlof.
Dit zet je in een out of office bericht.
Een out of office bericht schrijven? Zorg dat je de volgende onderdelen erin zet.
Titel.
Schrijf een duidelijke titel voor je out of office bericht. Zo maak je meteen duidelijk dat je er niet bent. Bijvoorbeeld: Afwezig vanwege vakantie.
Aanhef.
Met de aanhef spreek je de lezer aan. Zorg dat deze past bij de cultuur van je bedrijf of sector. Voor collega’s kan je out of office soms minder serieus zijn.
Voorbeelden van aanheffen:
- Geachte heer/mevrouw [achternaam],
- Beste [voornaam],
- Hoi collega,
- Beste mailer,
Bericht.
Na de aanhef schrijf je je out of office bericht. Zorg dat deze onderdelen erin staan:
- Noem op dat je niet aan het werk bent. Eventueel met de reden, zoals vakantie.
- Laat weten wanneer je weer aan het werk bent.
- Noem een collega die in de tussentijd beschikbaar is.
- Als je wil: laat je telefoonnummer achter als je wil dat mensen je bij nood toch kunnen bereiken.
Afsluiting.
Sluit je bericht af met een groet die past bij de rest van je bericht. Met een persoonlijke en vriendelijke afsluiting komt je out of office bericht aardig en professioneel over.
Voorbeeld van een afsluiting:
Ik hoop je na mijn vakantie weer snel te spreken.
Met vriendelijke groet,
[je naam]
Voorbeeld van een out of office bericht.
Vind je het lastig om een out of office bericht te schrijven? We helpen je graag. Daarom staan hieronder 2 voorbeelden van zo’n bericht. 1 voor collega’s, 1 voor relaties. Die kan je aanpassen zodat het helemaal bij je past.
Voorbeeld out of office bericht voor collega’s.
Onderwerp: Op vakantie tot en met [datum]
Hallo collega,
Ik ben op vakantie in Frankrijk. Vanaf [datum] ben ik weer aan het werk. Tot die tijd kan je voor vragen terecht bij [naam collega]. Hopelijk spreken we elkaar als ik weer terug ben.
De vakantiegroeten!
[je naam]
Voorbeeld out of office bericht voor relaties.
Onderwerp: Afwezig vanwege vakantie
Geachte relatie,
Vanwege vakantie kan ik je bericht helaas niet beantwoorden. Kan het niet wachten? Neem dan contact op met [naam collega]. Die is te bereiken op [e-mailadres] en [telefoonnummer/optioneel]. Kan je vraag wachten? Dan help ik je graag verder als ik weer terug ben. Ik ben weer beschikbaar vanaf [datum].
Met vriendelijke groet,
[je naam]
Hoe stel je een out of office bericht in?
Je kan in meerdere programma’s een out of office bericht instellen. Hieronder lees je hoe je dat doet. Van mailprogramma’s als Outlook en Gmail tot andere apps als Microsoft Teams en WhatsApp.
Outlook.
- Open Outlook.
- Druk op Automatische antwoorden.
- Met Windows vind je die linksboven onder Bestand.
- Met Mac vind je die bovenin de taakbalk bij Hulpprogramma’s.
- Geef aan dat je automatische antwoorden wil verzenden.
- Stel nu de periode in waarin je out of office berichten wil versturen.
- Schrijf nu je out of office bericht. Je kan voor binnen en buiten je organisatie een ander bericht schrijven.
- Druk op Instellen.
Gmail.
- Ga naar gmail.com.
- Druk rechts bovenin beeld op het tandwieltje.
- Druk op Alle instellingen bekijken.
- Scrol helemaal naar beneden. Onderaan staat Automatisch antwoord.
- Druk op Automatisch antwoord staat aan.
- Stel nu de periode in.
- Hieronder kan je het onderwerp en bericht van de mail instellen.
WhatsApp Business.
Wist je dat je ook voor WhatsApp een out of office kan maken? Handig als klanten je vaak via deze app weten te vinden. Dit kan alleen met WhatsApp Business. Zo stel je het in:
- Open WhatsApp Business op je Android telefoon of iPhone.
- Ga naar de instellingen.
- Druk op Afwezigheidsbericht.
- Schakel Verzend afwezigheidsbericht in.
- Schrijf het bericht en sla deze op.
- Bij Plan kan je instellen wie het out of office bericht ontvangt en in welke situaties.
Teams.
Veel collega’s communiceren vaak met elkaar via Teams. Ook daar stel je makkelijk een out of office in:
- Open Microsoft Teams.
- Druk rechtsboven op je profielfoto en druk op Statusbericht instellen.
- Ga nu naar Afwezigheid plannen.
- Schuif de slider naast Automatische antwoorden inschakelen naar rechts.
- Schrijf je afwezigheidsbericht.
- Geef aan of je antwoord naar iedereen wordt verstuurd of alleen naar collega’s.
- Bepaal de periode waarin je het bericht automatisch verstuurt.
Tips als je als ondernemer op vakantie gaat.
Met het instellen van je out of office ben je een stap dichterbij je vakantie. Maar als ondernemer zijn er nog meer dingen om mee te nemen in je vakantievoorbereiding. Komen ze.
1. Laat het je klanten vooraf weten.
Als ondernemer kan je niet alleen een out of office aanzetten. Vooral niet als zzp’er die opdrachten uitvoert. Geef daarom op tijd door aan klanten en partners dat je op vakantie gaat. Vertel wanneer je afwezig bent, hoe lang, wanneer je weer terug bent en of je bereikbaar bent. Stuur ze van tevoren een berichtje of mail, bel ze op of plaats een bericht op je social media kanalen. Zo weten ze waar ze aan toe zijn. Wel zo netjes!
2. Regel je boekhouding.
Ook voor je boekhouding moet je misschien het 1 en ander regelen voordat je op vakantie gaat:
- Btw-aangifte: valt je vakantie samen met de einddatum van een btw-aangifte? Doe dan zo snel mogelijk je btw-aangifte.
- Factureren vóór je vakantie: er zit altijd wat tijd tussen het moment dat je een factuur stuurt en je opdrachtgever betaalt. Door facturen voor je vakantie te sturen, heb je minder wachttijd na je vakantie.
- Zelf facturen betalen: aan de andere kant is het ook fijn om openstaande facturen te betalen. Jij weet als geen ander dat een onbetaalde factuur vervelend kan zijn. Regel al deze boekhoudkundige taken en je kan met een relaxt gevoel op vakantie.
3. Zakelijk bereikbaar blijven via je mobiel.
Wil je telefonisch bereikbaar blijven met je bedrijf? Neem nu Zakelijk Vast op Mobiel. De 1e 3 maanden krijg je van ons cadeau. Hiermee heb je de professionele uitstraling van een zakelijk vast nummer. Maar het gemak van bellen met je mobiele telefoon. Je voegt deze bundel makkelijk toe aan je zakelijke mobiele abonnement.
Met Zakelijk Vast op Mobiel ben je zakelijk bereikbaar wanneer je dat zelf wil. Je stelt zelf in wanneer je zakelijk gebeld mag worden. Belt iemand buiten deze tijden? Dan kan je in een vooraf opgenomen bericht laten weten wanneer je wél bereikbaar bent. Zo heb je ook een out of office bericht met je zakelijke telefoonnummer.
Hoe zit het ook alweer met bellen in het buitenland?
Op vakantie in het buitenland kan je vaak je vertrouwde bundels gebruiken. Die zijn beschikbaar in de hele EU. Kan je je bundels niet gebruiken? Je kan vooraf een Internet op Reis pas kopen die direct ingaat als je aankomt in het land. Ook sms’en we je bij aankomst in het land de tarieven en laten je weten wat de Internet op Reis pas kost. Daarmee bel en internet je voor een lager vast tarief.
Even helemaal weg.
Met een goede vakantievoorbereiding en ingestelde out of office kan je als ondernemer onbezorgd op vakantie. Even helemaal weg, om de batterij weer op te laden. Zo geniet je extra van je vakantie en kan je erna weer opgeladen aan de slag.